その他でのAI活用術

業種分類の外にある会社・団体に、そもそもAIは必要なのか

同じ問い合わせにもう一度答えるとき、開くのは同業の手引きではなく、自分のところが前に返した一通です。手本を外に持たない仕事ほど、同じ判断が月に何度も戻ってきます。そこへ、外したときに確かめ直す先が自分のところにしかない、という事情が重なります。この二つがそろう業務が、AIを入れて割に合う業務です。

線の内側に入るのは、 窓口に混ざって届いた一件の振り分け、月次の集計から例年と違う先を抜く作業、外の決まりが変わったときに手持ちの文書を当て直す作業 です。どれも拠りどころは、自分のところに残った過去の一件の中にあります。

外に出るものも挙げておきます。一つは、 前例のない形の一件を引き受けるかどうか を決める場面です。手本が外にない以上、最初の一件は誰かが名前を出して決めるしかありません。

もう一つは、相手と向かい合って落としどころを探る場面です。相手の反応を見ながら線を動かす仕事には、過去の記録の側に答えが残っていません。

ただし、線の位置は事業の形で動きます。交付規程という条文を自分で持っている団体と、条文にあたるものがなく過去の案件の束しか持たない会社とでは、 同じ「基準を当てる」が別の作業 になります。

業種分類の外にある会社・団体のAI活用は、自分がどちら側にいるかの見極めから始まります。その違いを、次の章で工程ごとに並べます。

同じ業種分類の外にある会社・団体でも、業種によってここが違う

団体の職員が迷ったときに開くのは、交付規程や定款の条文です。会社の担当者が同じ場面で開くのは、条件の似た案件のフォルダです。この2業種でいちばん効いているのは、 拠りどころが条文の形で残っているかどうか です。

特殊法人・財団法人・その他団体・連合会では、助成の可否も会員の資格も、条文に当ててから決まります。判断が割れたとき、どちらを採るかを書いた文章が手元にあります。その他に分類される会社に、それにあたるものはありません。見積の単価も納期の線も、自分が過去に出した何十件かの中にしか残っていません。

相手を選べるかどうかも分かれます。会社の側は、受けない引き合いを断れます。団体の側には、会員から届いた照会も締切までに出された申請も、 受けないという選択がありません 。件数の山ができる日が、公募の締切として先に決まっています。

同じ業種の中でも、事業の抱え方で手の掛かり所が移ります。工事と保守のように複数の事業を一社で抱える会社は、届いた一件がどの事業の話かを見分けるところで止まります。事業が一つでも、相手ごとに仕様を組み直す会社では、外注先を押さえる時期の見当に手が要ります。

団体の側も、助成や交付の事業を持つかどうかで別の形になります。持たない団体では、手が集まるのは会員からの照会のほうです。

手の止まり方が重いのは、会社の側です。団体には迷ったときに引く条文があり、書いてあるとおりに当てれば線が出せます。会社の側にそれはなく、今回に近い一件を何年分かのフォルダから探し当てるところから始まります。

業種分類の外にある会社・団体に共通するAI活用、3つ

三つとも、外から一件が届いたあとに動く仕事です。第1章で挙げた二つ、月に戻る回数と、確かめ直す先が自分のところにしかないことの両方に当たります。

窓口に混ざって届く一件を、受けた日に振り分ける

共用の窓口にメールが着いた時点、または電話を受けた人が入力フォームに打ち込んだ時点で動き出します。AIは過去に同じような一件をどこへ回したかの控えと、自社の事業区分や団体の所管の一覧を読み、振り先の候補に根拠の一件を添えます。

結果は表計算ソフトの受付一覧に一行として加わり、候補に挙がった担当には業務チャットで知らせが入ります。いまは電話を取った人が記憶と古いフォルダを当たって回し先を決めているはずです。これからは受けた人が、示された候補と根拠を確かめるだけになります。

振り先の細かさは分かれます。その他に分類される会社では事業と担当者の名前、特殊法人・財団法人・その他団体・連合会では会員の区分と受け持ちの課までです。

月末の数字から、例年と違う先だけを抜く

月次の締めが済み、集計が出そろった日が合図です。AIは今月の数字を、過去数年の同じ月の集計と、自分のところで決めている「ここを超えたら見る」の線に照らし、 例年と違う動きをしている先だけ を抜き出します。

抜かれた先は文書作成ソフトの一枚にまとまり、次の定例で、その先を受け持つ担当が開きます。いまは数字の並んだ一覧を上から目で追い、引っかかった行を担当者の印象と突き合わせています。その手間が、挙がった行の理由を聞く話に置き換わります。

並べる数字が違います。会社の側は検収と報告に残る記録、団体の側は会費の入り方と会員の出入りです。

決まりが変わったとき、直す文書を先に挙げる

所管の通知や法令の改正が出て、その文書をファイル保管サービスに入れた時点が起点です。AIは自分のところのひな形、規程、案内文、チェック表を横に置き、変わった条項が どの文書のどこに効くか を一つずつ当て直します。

効く箇所の一覧は、ひな形を置いてあるフォルダに日付を付けて残り、直す担当にはメールが届きます。いまは通知を読んだ人が、思い当たる文書を記憶で開いて回っています。その回り方が、挙がった文書を順に開く作業に変わります。

真っ先に当たる文書が違います。その他に分類される会社では契約書のひな形と作業手順書、特殊法人・財団法人・その他団体・連合会では交付規程と会員向けの手引きです。

業務に組み込むまでの4ステップ

決まりが変わったとき直す文書を挙げる仕組みで、段取りを追います。いま文書を置いている場所と連絡の手段をつなぐだけの作業です。

1. 使う情報がどこにあるかを決める

読ませるのは三つです。

• 契約や申請のひな形、交付規程、案内文
• 窓口から届く通知
• 前の改正で、どの文書をどう直したかの控え

新しく作るものはありません。受信箱に分かれていては読みに行けないので、ファイル保管サービスに 置き場を一つ決めて 寄せます。

2. 何をきっかけに動かすかを決める

通知は、思い出したときに読むものではありません。窓口から届いた文書を保管の場所に入れた時点を合図にします。業界紙で先に知った改正も、同じ場所に入れれば同じ入口に並びます。ここを人の操作に任せると、忙しい月から使われなくなります。

3. 判断の基準を設定しておく

通知の本文は読めば分かります。分からないのは、それが自分のところのどの文書に届くのかです。そこを文章にします。

• どの条項が、ひな形のどの欄と結び付いているか
• 直さなくてよい変更（用語の言い換えや施行日の延長）の見分け方
• 取引先や会員へ知らせが要るのは、何が変わったときか

長く担当してきた人が通知を斜めに読んで見当を付けている部分です。聞き出しながら書くので、一日では片づきません。ただ、 書き上げてしまえば 次の改正は対応表に一行足すだけです。団体の側では、会員の区分ごとの周知範囲が加わります。

4. 結果の戻り先と、確認する人を決める

一覧は、ひな形を置いてあるフォルダに日付付きの一枚として残します。画面に出すだけでは、ひな形は直りません。直す担当にメールが飛ぶようにし、決裁の前に、対象外の判定まで見る人を一人決めます。

先に知っておきたい、つまずきやすい3か所

• 団体の側で回った形を、会社の側へそのまま移す と、最初の一歩で止まります。条文に当てて可否を出す組み方は、交付規程や業界標準という文章があって初めて成り立ちます。会社の側にそれはなく、代わりになるのは過去の案件の束です。移すのは流れの形だけにして、読ませるものは選び直します。
• 基準を過去の記録に置くと、判断が去年のまま止まります 。振り分けの候補は件数の多い担当へ寄り続け、例年との比べ方は会員の区分や事業の建て方が変わった年をまたげません。組織や区分を変えたときは、振り先の一覧と比べる対象を同じ決裁で差し替えます。
• 相手から預かった書面を、預かった目的の外で読ませてしまうことがあります。会員企業が出した申請の中身や、取引先が寄こした仕様書には、他社に見せない前提で書かれた部分が混ざります。 読ませてよい範囲を文書の種類ごとに決め 、決めていない種類は入れない、と先に線を引きます。

業種分類の外にある会社・団体のAI活用は、どこから考えればいいか

第1章で線の内側に置いたのは、 拠りどころが自分のところの記録に残っている業務 でした。一件の振り分けも、例年との比べ方も、決まりが変わったときの当て直しも、開く先は自分の書庫です。外に置いたのは、前例のない一件を引き受けると決める場面のほうでした。

線の引き方は2業種で同じでも、読ませる控えの名前は別です。

どれか一つに絞って構いません。上の表から自分の事業の形に近い行をたどって業種の記事へ入れば、手を付ける一つが決まります。最初に開くのは、前に決まりが変わったとき 誰が何を直したかの控え です。