計測機器・光学機器・精密機器・分析機器（商社）でのAI活用術

計測機器・光学機器・精密機器・分析機器（商社）に、そもそもAIは必要なのか

分析機器商社のAI活用を考えるときは、業務を二つの目盛りに載せると見通しが立ちます。一つは、その判断が一か月のうちに何回繰り返されるか。もう一つは、外したときに顧客のラボで何が止まるかです。両方の目盛りが大きく振れる業務ほど、AIを入れた効きが出ます。

顧客は大学の研究室や企業の品質管理部門で、装置を納めたあとも試薬の補充と校正が続きます。 同じ形の判断が毎月巡ってくる 業務があり、AIが効くのは次のあたりです。

• 研究費の採択や年度予算の動きから、どの研究室にいつ提案を持っていくかを見立てる作業
• 修理の依頼を受けたときの、交換部品の代金と作業時間の見積り
• 試薬やフィルターの消費の速さから、次の補充がいつ要るかを読む作業

一方で、AIの手に載せないほうがよい業務もあります。持ち込まれた試料でのデモと、研究室の主宰者と次の装置構成を詰める相談です。

デモは、前処理から測定条件まで、その場で組み替えながら 答えを探す仕事 です。装置構成の相談は、研究のテーマが変われば必要な測定も変わるため、過去の記録の中に答えがありません。

この線引きは、業務を一段細かく割ると場所が変わります。同じ技術対応でも、過去の測定事例を引けば答えが出る問い合わせと、これから何を測るのかを一緒に決めていく場面とは、分けて扱う必要があります。次は、分析機器商社の仕事を機能ごとに割って見ていきます。

予算・入札対応から消耗品供給まで、負荷が大きいのはどの工程か

分析機器商社の仕事は、装置を売る線、消耗品を届け続ける線、校正と保守を回す線が、それぞれ違う周期で動いています。機能ごとに割ると、記録に照らせば答えが出る作業と、その場で決めるしかない作業との間に線が入ります。

保守・校正 の工程には、締め切りが一つではなく機番の数だけあります。校正証明書の有効期限は納入した日から数えるため、同じラボの中でもばらばらの月に切れていきます。

期限を跨いだ機器で測った値は、顧客の試験記録の根拠として使えません。ラボ側は監査や試験計画の都合から、期限の前に必ず済ませてほしいと言ってきます。

担当者の時間を奪っているのは、移動でも校正の作業そのものでもありません。 期限の近い機番と、空いている訪問の枠を組み合わせ直す作業 です。修理の飛び込みが一件入れば、その日に予定していた予防保守は後ろへ動き、期限の順に並べ直すところからやり直しになります。

しかも取り扱うメーカーが複数あり、部品の手配の早さも機番ごとに違います。

ここが安定すると、消耗品供給の側は装置が止まる日を見込んだうえで補充の案内を出せます。納入・操作指導で預かった顧客の使い方の記録も、次の訪問のときに生きてきます。

実試料デモを極小としたのは、同じ試料が二度と来ないからです。前処理をどこまで詰めるか、測定の範囲をどう取るかを、目の前の結果を見ながら決めていくため、AIに照らさせる基準そのものが残りません。

計測機器・光学機器・精密機器・分析機器（商社）で最初に取り組むべきAI活用、3つ

先に手をつけるのは、同じ判断が何度も巡ってきて、外すと商いの機会か顧客の試験そのものが止まる業務です。第1セクションの二つの目盛りに載せると、提案の時期の見立て、修理見積の試算、消耗品の補充の三つがその位置に来ます。

予算が動く時期に合わせて、提案の順番を組む

この仕組みを呼び出すのは人ではなく暦です。研究費の採択結果が公表される時期、年度の変わり目、補正予算が下りる時期の手前で動きます。AIは顧客ラボごとの過去の購入の時期と金額、導入済み装置の年式、研究費の種類と期間、これまでに通った見積の構成を照らします。

出てくるのは、どのラボにいつ何を提案するかを並べた 訪問の順番 です。顧客別の提案計画の一覧表に行が積まれ、担当営業に通知が届きます。いまは担当者が記憶をたどって訪問先を決めていますが、候補が並んだ状態から削る形に変わります。

研究室の事情までは記録に出ません。主宰者の異動、装置を据える場所の有無、別の装置の購入が先に決まっているといった点は、担当営業が足で確かめます。提案に動くかどうかを決めるのも営業です。

修理の見積を、過去の作業報告から組み立てる

二つ目の合図は、サービス担当が症状を聞き取り、修理の依頼としてサービス管理の記録に一行立った時点です。AIは機番から型式と使用年数、その機の修理の履歴、同じ型式の過去の作業報告に残る交換部品と所要時間、メーカーの部品価格表と納期、保守契約の範囲を照らします。

部品の代金と作業時間の内訳を組んだ見積の下書きが、案件フォルダに文書として保存されます。これまでは古い作業報告を一件ずつ探して工数を思い出すところから始めていましたが、 内訳が埋まった状態 を直す作業に変わります。

現地で見た実機の状態と下書きが食い違っていないかは、サービス担当が確かめます。保守契約の範囲で見るのか有償の修理にするのか、その線引きはサービスの責任者が引きます。

試薬とフィルターの切れ目を、注文より先に知らせる

三つ目は毎月決まった日に動きます。AIが見に行くのは、顧客・機番ごとの消耗品の出荷の記録、保守の訪問報告に残る測定の件数、試薬の使用期限、メーカーごとの納期です。そこから、手元の在庫がいつ尽きるかと、いつ注文を受ける必要があるかを機番ごとに割り出します。

結果は顧客へ出す補充の案内の下書きになり、担当営業のメールの下書きとして届きます。いまは顧客が切らしてから連絡してくることが多く、 納期の長い試薬ほど測定が止まります 。切れる前に案内が出る形に変わります。

その案内を出してよいかは担当営業が見ます。テーマが終わって装置を止めているラボに補充を勧めると信用を落とすため、最後に顧客の状況と突き合わせるのは人の仕事です。

業務に組み込むまでの4ステップ

ここでは三つ目の試薬とフィルターの補充を、最後まで一本で追います。新しい仕組みを買う話ではなく、すでに社内にある記録を、どの順番でどこへ流すかを決める作業です。

1. 使う情報がどこにあるかを決める

補充の見立てに要る記録は、どれも社内にあります。

• 顧客・機番ごとの消耗品の出荷の記録
• 保守の訪問報告にある測定の件数と稼働の様子
• 試薬の使用期限と、メーカーごとの納期の一覧

新しく起こすものはありません。出荷の記録と訪問報告が別の部門にあるなら、同じ一覧に集めてから始めます。

2. 何をきっかけに動かすかを決める

月の出荷が締まった翌営業日に動かします。顧客から在庫が心細いと連絡が来てから動く形では、納期の長い試薬が間に合いません。思い出して表を開く形も、期末や展示会の時期に抜けます。

3. 判断の基準を設定しておく

四つの中で、ここがいちばん骨が折れます。何を見て切れる時期と見当をつけるのかを、先に文章にして一箇所へまとめます。AIはこのまとめを毎回見にきます。長く同じラボを担当してきた人が、口に出さずに勘定している部分を書き出す作業です。

• 測定の件数から、その試薬が何か月もつと見るのか
• 使用期限のあるものを、どこまで前倒しで勧めてよいのか
• 装置が止まっている期間を、計算からどう除くのか

書き出すには時間がかかります。ただ、 一度まとまれば顧客が増えても効きます 。

4. 結果の戻り先と、確認する人を決める

補充の時期は顧客別の一覧表に行として積み、担当営業に業務チャットで知らせます。文面は下書きのまま届きます。 月初の訪問計画を立てる前 に営業が目を通し、装置を止めているラボを外してから顧客へ出します。

先に知っておきたい、つまずきやすい3か所

• 同じラボに、自社が納めていない装置が並ぶ ：研究室には他の商社が入れた機や、メーカー直販の機が混じります。自社の出荷の記録だけで消費の速さを読むと、他社から買っている分がまるごと抜け、補充の時期が後ろにずれます。顧客台帳の機番に、自社の納入かどうかの別を持たせます。
• 試薬の保管の規定が、勧められる数量を縛る ：毒物・劇物や危険物に当たる試薬は、ラボごとに保管できる量と場所が決められています。消費の速さだけでまとめ買いを勧めると、顧客側の規定に触れます。該当する品目には数量の上限を持たせ、人が見てから案内します。
• 監査で根拠を問われる文書を、下書きのまま出してしまう ：校正証明書の記載や、GxP・ISO17025に沿った文書は、顧客の監査でそのまま証拠として扱われます。日付や適用の範囲が一箇所ずれれば、顧客の試験記録まで遡ることになります。署名の前に、資格を持つ担当者が原本と突き合わせます。

計測機器・光学機器・精密機器・分析機器（商社）のAI活用は、どこから考えればいいか

はじめに線を引いたのは、試料や研究のテーマを前にその場で決めていく仕事と、社内の記録に照らして同じ判断を繰り返す仕事の間でした。

提案の時期の見立ても、修理見積の試算も、消耗品の補充も、 判断の根拠が出荷や訪問の記録として残っている 側にあります。だから、誰が何を確かめるのかも決められます。

三つを同時に始める必要はありません。件数が多いもの、先月いちばん手間取ったもの、どれか一つで足ります。過去の出荷の記録も、訪問報告も、表計算ソフトも、 新しく買い足すものではありません 。