機械部品・金型（商社）でのAI活用術

機械部品・金型（商社）に、そもそもAIは必要なのか

同じ図番の在庫と発注残を数え直す作業は、月に何度も回ってきます。外せば、顧客のラインを止めるか、動かない在庫を抱えるかです。この繰り返しの回数と痛手の大きさが、両方そろう業務から値打ちが出ます。

頻度が高くても損害の軽い作業は後回しでかまいません。重いが年に一度しか来ない判断も同じです。

機械部品商社のAI活用を考えるとき、この重なりに入るのは次の業務です。

• 顧客から図面の改訂通知が届いたとき、その図番の手持ち在庫と発注残への影響を洗う作業
• 顧客の内示と実際の発注のずれを追い、翌月の手当てを決める作業
• 一枚の図面から起きた見積依頼を、サプライヤーごとの問い合わせに組み替える作業

三つとも 判断のよりどころが自社の台帳の側にあります 。図番と改訂記号、在庫と発注残の履歴、サプライヤー別の対応実績が社内に残っているからです。

反対に、逼迫した納期をサプライヤーに割り込ませてもらう頼み込みは、人が抱えたままにするほうがよいと考えます。どこまで無理を聞いてもらえるかは、これまでの取引の重なりと、 先方の工場長との間合い で決まるからです。顧客のラインが止まって呼ばれたときの現場の収拾も同じです。

ただし線は会社単位ではなく、業務単位で引かれます。同じ納期の話でも、発注残を数える作業と、頭を下げる交渉は別物です。次の章では自社の仕事を役割ごとに割り、どこがどちら側に寄るのかを一つずつ見ていきます。

引合・見積から品証・書類まで、負荷が大きいのはどの工程か

この商売は一本の線では流れません。新規の図面から始まる案件と、量産品の内示から回り続ける発注が、別の机で同時に動いています。役割ごとに割ると、判断の性質の違いが見えてきます。

七つのうち、担当者が月末まで机を離れられないのは 受注・在庫調整 です。顧客は毎月の内示を出し直し、数量も引取りの時期も動かします。対してサプライヤーは、材料の手配単位と加工のロットが決まっていて、そのとおりにしか作れません。

このずれを 自社の在庫で吸収する立場 にあるのが商社です。担当者は内示表と発注残の一覧と在庫の数字を並べ、どの図番をいくつ前倒しし、どれを止めるかを毎月組み直しています。

そこへ顧客からの図面改訂の通知が重なります。改訂前の図番で手配済みのもの、倉庫に積んであるもの、まだ発注していないものを一つずつ分けて、処置を決めることになります。

ここが整った状態で回り始めると、調達は督促ではなく前倒しの相談から入れます。品証も、改訂後の成績書だけを追えばよくなります。

現品合わせを極小としたのは、持ち込んだ部品を相手部品と突き当ててみるまで、原因も落としどころも決まらないためです。残る記録は結論だけで、そこに至る勘所は書き留められていません。

機械部品・金型（商社）で最初に取り組むべきAI活用、3つ

手をつける先は、巡ってくる回数と外したときの痛手で決まります。第1章で挙げた二点をこの商売に当てると、図面改訂の影響調べ、内示とのずれの追跡、見積依頼の組み替えが先頭に並びます。

図面の改訂通知から、手持ちの在庫と発注残をたどる

動き出すのは、顧客から届いた改訂図面が図面の受け口に保存された時点です。

AIは新旧の図面を突き合わせ、寸法・材質・表面処理の指示のうち変わった箇所を拾います。次に部品台帳を参照し、その図番をどのサプライヤーへ何個手配済みか、倉庫に何個あるかを引き当てます。

出来上がるのは、影響を受ける図番と数量に、そのまま出荷できる／特採を相談する／止めて差し替える、の別を添えた一覧です。案件の一覧表に行が増え、担当の営業と調達の双方へ業務チャットで知らせが飛びます。連絡を受けた営業が思い出せる範囲で倉庫と発注書をたどる、という今のやり方が置き換わります。

旧図番のまま出荷してよいかは、顧客の品質部門と話す営業が確かめます。在庫を廃棄に回すか他の顧客へ転用するかは、 その取引を持つ部門の責任者 が引き取る判断です。

内示と実発注のずれを、翌月の手当てに落とす

毎月、顧客から新しい内示表が届いた日が合図になります。

AIは過去の内示と実際の発注の差を図番ごとに並べ、どの品目が読み違えやすいのかを傾向として出します。そこへ現在の在庫と発注残、サプライヤーごとの最小ロットと調達日数を重ねます。

出てくるのは、増やす／据え置く／止めるに仕分けた図番の一覧と、根拠になった差の履歴です。在庫調整の一覧表に積まれ、調達担当にメールが届きます。内示表を開き直して記憶で当たりをつけていた作業が、 並んだ候補を直す 作業に置き換わります。

傾向の読みが実感と合うかは、その顧客を担当する営業が見ます。多めに抱えるか欠品の危険を取るかは、在庫の責任を負う部門長が決めます。

見積依頼を、サプライヤーごとの問い合わせに組み替える

いまは営業が図面を開いて必要な項目を書き出し、心当たりの会社へ一社ずつメールを打っています。

三つ目の起点は、見積依頼書と図面が入力フォームに登録された時点です。AIは図面と依頼書から材質・数量・公差・表面処理・希望納期を項目に分けて抜き出し、サプライヤー台帳の得意な加工と過去の見積の当たり外れ、直近の納期遵守の記録に照らします。

出力は、声をかける候補と、各社向けに項目をそろえた依頼書の下書きです。見積案件の一覧表に行が立ち、下書きは案件フォルダに保存されます。一社ずつ文面を書き起こしていた手間が、 宛先ごとに直すだけ の手間に変わります。

抜き出した項目の取りこぼしは、見積を担当する内勤が点検します。どの会社に声をかけ、今回はどこを外すかは、先方との関係を持つ購買の責任者が決めます。

業務に組み込むまでの4ステップ

例にとるのは三つ目の、見積依頼の組み替えです。新しいシステムを買う話ではありません。すでにある保管場所と一覧表を、情報の通り道でつなぐ作業です。

1. 使う情報がどこにあるかを決める

新しく起こすものはありません 。要るのは次の三つです。

• サプライヤー台帳：各社の得意な加工と材質、受けられる最小ロット
• 過去の見積依頼と、返ってきた単価・納期、採用したかどうか
• 図面と依頼書を受け取ったときの記録

営業ごとの受信箱に埋まっているなら、掘り出してファイル保管サービスへ集めます。

2. 何をきっかけに動かすかを決める

見積依頼書と図面が入力フォームから登録された時点を合図にします。希望納期も項目に入れておけば、急ぎだけ先に並びます。担当者の記憶を頼りにする形にすると、引き合いの多い週ほど後回しになり、やがて誰も見なくなります。

3. 判断の基準を設定しておく

四段階の中で、いちばん手間がかかるのがここです。どの会社に聞くかを長年の担当者が口に出さずに決めている部分を、文章に書き出します。

• この材質とこの公差なら、どの加工方法を持つ会社に限るのか
• 数量がいくつを下回ったら、量産向けではなく試作を受ける会社へ振るのか
• 過去に納期を落とした会社を、どの条件のときだけ候補から外すのか

書き出す手間は小さくありませんが、 書いたものは次の案件からそのまま効きます 。

4. 結果の戻り先と、確認する人を決める

出力を画面で読んで終わりにはしません。見積案件の一覧表に行を立て、下書きは案件フォルダへ保存します。目を通すのは送信前の一回です。項目の抜けは内勤が点検し、声をかける先の可否は購買の責任者が引き取ります。

先に知っておきたい、つまずきやすい3か所

• 図面の改訂が、正式な通知ではなく担当者どうしのメール本文や打ち合わせの席で伝わることがあります。台帳の図番に改訂記号が入らないまま、旧図で手配が進みます。 改訂の受け口を一つに定め 、そこを通らない連絡は流れに乗せない、と社内で取り決めておきます。
• 環境規制の適合証明書は、サプライヤー側で有効期限が切れたり、材料の切り替えで中身が変わったりします。古い証明書を集めたままでも照合は通ってしまうため、顧客への提出物が実態とずれます。証明書には取得日と対象ロットを添えて持ち、 期限の近いものを別の列に分けます 。
• 顧客の購買担当が代わると、内示の出し方も送られてくる様式も変わります。前任者の癖を前提にした読み方では、ずれの傾向が外れます。 担当交代の連絡が入った顧客 は、しばらく人が結果を見てから使う形に戻します。

機械部品・金型（商社）のAI活用は、どこから考えればいいか

はじめに引いた線は、自社の台帳に答えが残っている業務と、相手の出方しだいで決まる業務の間を通っていました。先の三つがどれも線の内側にあるのは、 図番と数量と相手先 という、記録に残る要素だけで組み立てられているからです。

三件をまとめて立ち上げる必要はありません。取り違えがいちばん怖いと感じている業務、まず一つで足ります。必要なのは部品台帳と過去の見積、内示表といった、 すでに社内にあるもの を一箇所にまとめることだけです。