書籍・雑誌（商社）でのAI活用術

書籍・雑誌（商社）に、そもそもAIは必要なのか

AIを入れる先は、繰り返しの回数と、外したときに残るもので決まります。出版取次では、銘柄の数と帳合先の数がそのまま繰り返しの回数になります。

残るもののほうは業務で変わります。外すと読者の手に本が届かなくなる仕事もあれば、社内で直せば済む仕事もあります。重なるところから手をつけると、出版取次のAI活用は空回りしません。

注文の一件一件が、その重なりの真ん中にあります。書店から来た注文の一点が自社と出版社のどちらにあるのか、それとも絶版なのかを引き当て、内容の近い本を代わりに挙げる作業は毎日続きますし、外すと書店の棚に穴が残ります。

注文の伸びから重版を求めるかどうかの見極めも、書店ごとの入金の遅れの見張りも、銘柄と帳合の数だけ繰り返されます。

逆に、書店が店を閉めるときの在庫引き上げの話し合いは、置き換える対象ではありません。何冊を返してもらい、何冊を買い取るかは、その店主との過去のやりとりの上で決まります。

委託か買切かを出版社と詰める場面も同じです。条件は相手の刊行計画を聞きながら動きます。

どこに線が引かれるかは、業種ではなく業務で決まります。新刊を何冊ずつ振り分けるかを決める工程と、書店の棚を見ながら品揃えを相談する工程では答えが別です。

次の章では、新刊の情報が届いてから請求が締まるまでを工程に割り、同じ判断がどこに寄っているかを確かめます。

新刊情報受付から精算・請求まで、負荷が大きいのはどの工程か

新刊が出てから請求が締まるまでを追うと、出版取次の仕事は八つの場面を通ります。雑誌は発売日が動かせず、書籍は返品の期限が別に決まっているため、同じ工程でも中で扱いが二つに割れています。

配本数決定に取られる時間が、どの工程より長くなります。新刊は売れた実績がないのに、刷り上がった部数の中から、どの書店に何冊ずつ振るかを一度で決めなければなりません。

担当者が見るのは、同じ著者の前作がその店で何冊さばけたか、近いジャンルの本の返品がどれくらい戻ったか、その店の売場面積と客層はどうか、といったものです。手がかりは過去の配本記録と返品記録に分かれて入っていて、一点を調べるのに両方を行き来します。

ここに手が入ると、前後の効き方が変わります。初回の振り分けが実績に近づけば、注文品対応に回る追加注文が減り、返品処理で戻る冊数も落ち着きます。何を見て決めたかが残れば、次の新刊で同じ迷い方をしません。

一方、書店巡回で棚を見ながら品揃えを相談する場面は、AIに寄せても薄いままです。この店の客層にこの一点が合うかどうかは、どの記録にも書かれていません。店主の口から出る話を聞いて、その場で組み替える工程です。

書籍・雑誌（商社）で最初に取り組むべきAI活用、3つ

先に挙げた三つは、同じ問いが銘柄と書店の数だけ戻ってきて、一度外すと棚か帳簿に跡が残る仕事です。手をつける順番は、この重なりの深いところから決まります。

棚にない一冊の注文に、代わりの候補を添えて返す

動き出すのは、書店から短冊や客注の注文データが届いた時点です。AIは注文された一点を自社の在庫、出版社から受けている在庫の連絡、社内の品切・絶版の区分に当て、手当てができなければ、同じ著者や同じ分野で内容の近いタイトルを社内の基準に沿って並べます。

出てくるのは、注文一件ごとに「出せる／出せない／代わりはこれ」と書いた回答の下書きです。注文受付の一覧に行が増えます。いまは受注担当が一件ずつ調べ、絶版と分かってから候補を思い出しています。先に並べば、書店に「ありません」だけを返さずに済みます。

担当が見るのは、挙がった候補が本当に代わりになるかです。同じ分野でも、学習用か読み物かで書店の求めていたものは違います。読者からの客注は、代わりを勧めてよいかを書店に確かめてから返します。

品切れになる前に、刷り増しを求める銘柄を挙げる

二つ目は外から来る連絡ではなく、週ごとの在庫の締めが出た朝に動きます。AIは銘柄ごとの残り冊数を直近の出荷ペースで割って残り週数を出し、そこに注文の伸びと返品で戻った冊数を重ねます。社内で決めた相談の線に届いた銘柄だけが残ります。

並ぶのは、出版社ごとにまとめた「刷り増しをお願いしたい銘柄」と、そう見た根拠の数字です。文書として保存され、その出版社を持つ仕入担当に業務チャットで知らせが出ます。いまは在庫が尽きてから気づいて電話をかけています。先に挙がれば、品切れが短くなります。

仕入担当が確かめるのは、伸びが一時かどうかです。受賞や番組で一週だけ跳ねた銘柄を刷り増すと、あとから返品で戻ります。刷るのを決めるのは出版社で、取次が持つのは求める理由を付けるところまでです。

入金の遅れを、返品の戻りと切り分けて拾う

三つ目は月の請求の締め日に動きます。AIは書店ごとの請求額と入金額の差を並べ、返品で戻った冊数の金額を差し引きます。残った差額を取り決めの支払条件と支払サイトに照らし、過去半年の同じ月と比べて外れる書店を抜き出します。

戻り先は、書店別の取引状況をまとめた一覧です。外れた行に印が立ち、差額の出どころの短い説明が付いて、その書店を回る担当営業にメールで届きます。いまは経理から回る消し込み表を営業が月末に眺めています。印が先に付けば、次の配本を出す前に相談できます。

営業が見るのは、遅れの理由です。返品の送り状を出したのに検品が追いつかないだけの店と、売上そのものが落ちている店では、次に打つ手が逆になります。配本を絞るか条件を変えるかの最後は、支店の責任者です。

業務に組み込むまでの4ステップ

刷り増しを求める銘柄を挙げる例で追います。新しい仕組みを作る話ではなく、いまある在庫と注文の記録を表計算ソフトの上でつなぐ作業です。

1. 使う情報がどこにあるかを決める

いまある記録の置き場所を書き出すだけで、新しく作るものはありません。

• 銘柄ごとの在庫冊数（日々の在庫の記録）
• 書店から来た短冊と補充注文の受付データ
• 返品の検品で付けた冊数の記録
• 出版社から受けている在庫有無の連絡

どれも部署ごとに分かれていることが多いので、一箇所に集めるところを先に決めます。

2. 何をきっかけに動かすかを決める

週次の在庫の締めが終わった翌朝と決めます。人が思い出して開く形にすると、新刊の出る週から先に飛びます。出版社への相談は月の前半でないと次の刷りに間に合いません。ここを決めないと、最初の一か月だけ動いて止まります。

3. 判断の基準を設定しておく

基準づくりがいちばん時間を取ります。ベテランの仕入担当が勘で決めている線を、文章に起こして一箇所にまとめます。まとめるのは、たとえばこうした内容です。

• 直近の出荷ペースで割った残り週数が何週を切ったら候補に上げるか
• 返品が戻っている銘柄は、注文が伸びていても候補から外す
• 雑誌は書籍と同じ線を使わない。発売日が動かせず、返品の期限も別に決まる

書き出すと、担当者ごとに違っていたと分かります。一度まとめれば使い回せます。

4. 結果の戻り先と、確認する人を決める

戻り先は、出版社ごとにまとめた刷り増し相談の一覧です。銘柄の行が足され、その出版社を持つ仕入担当へ業務チャットで知らせが飛びます。目を通すのは週の初め、相談を出す前の仕入担当です。外したときは、理由を同じ行に書き戻します。

先に知っておきたい、つまずきやすい3か所

• 絶版と品切れの区分が、出版社によって書き分けられていない：「品切重版未定」と書く社もあれば、返事が来ないだけの社もあります。書き方が混ざると、出せる本まで絶版として扱われます。受け取った連絡を自社の区分に読み替える対応表を先に作り、当てはまらない書き方は止めて人が見ます。
• 常備寄託の在庫を、自社の在庫に数えてしまう：書店に置いてある常備分は、売れたわけでも自社にあるわけでもありません。混ぜると残り週数が長く出て、刷り増しの相談が遅れます。在庫の記録を取り込む時点で、常備の分を別の列に分けます。
• 返品の入力が、締め日をまたいで止まる：送り状は出ているのに検品が翌月に回ると、差し引く金額がひと月ずれ、支払いに問題のない書店に印が立ちます。締め日の時点で未検品の返品が何件残っているかを、同じ一覧に並べて出します。

書籍・雑誌（商社）のAI活用は、どこから考えればいいか

第1章で引いた線は、同じ判断が何度戻るかと、外したときに何が残るかでした。店を閉める書店との在庫引き上げの話し合いが線の外に残ったのは、何冊返してもらい何冊買い取るかが、その店主とのこれまでのやりとりで決まるからです。

三つが線の内側にあるのは、見るのが冊数と日付と金額で、どれも社内の記録に最初から入っているからです。

三つに一度に手をつける必要はありません。注文の件数がいちばん多い一つを選び、そこから動かせば十分です。手元にある在庫と注文の記録、それと判断の線を書いた一枚で足ります。