その他電気・電子・機械（商社）でのAI活用術

業種分類に当てはまらない電気・電子・機械商社に、そもそもAIは必要なのか

AIを入れて手応えが出る業務は、二つを数えれば見当がつきます。同じ判断が一か月に何回起きているか。そして外したときに、自社の損で済むのか、顧客の生産ラインまで止まるのか。この二つがそろって大きいところだけ、仕組みにする価値があります。

この二つが重なるのは、扱う商材が多すぎて、一人では全部を見切れなくなっている業務です。仕入不可の連絡が入ったとき、まだ納めていない注文のどれに当たるかを追う作業は毎月起き、見落とせば約束した納期を落とします。

倉庫で動かなくなった商材を拾い出す作業も、カテゴリごとに売れ方が違うだけで、見る手順は毎回同じです。制御機器と配線材と計測用の機器が一枚の依頼書に並ぶときの切り分けも同じです。

逆に、 人の手元に残したほうがよい業務 もあります。メーカーと代理店の条件を詰める場は、仕切値も在庫の持ち方も先方の販売方針で動き、前回の交渉がそのまま使えません。

扱いを続けるか絞るかを決める場も同じです。数字の上で回っていない商材が、長年の付き合いや他の商材とのセットで残ることがあり、帳簿の外の事情で決まります。

電気・電子・機械商社のAI活用でも、線を引く場所は会社ごとではなく 業務ごと に変わります。同じ会社でも、扱うカテゴリの幅と仕入先の数で、繰り返しの回数は違います。自社の業務を工程に並べ、どこで同じ判断を重ねているかを探すのが先です。次章でその並べ方を示します。

受付・振り分けから顧客開拓まで、負荷が大きいのはどの工程か

電気・電子・機械商社の仕事は一本道になりません。商材のカテゴリごとに担当も仕入先も分かれ、複数の線が同時に走ります。工程に分けると、同じ判定の繰り返しと、相手を見て決める判断が別々に見えてきます。

八つの中で担当者を消耗させるのは、 商材・価格管理 です。ここには締め切りがなく、遅れても誰からも催促が来ません。それでいて古い単価のまま見積を出せば、その一枚で粗利が消えます。

厄介なのは、最新版の見分け方が商材ごとに変わることです。カタログを丸ごと差し替えるメーカーもあれば、改訂ページだけを送ってくる会社も、営業担当が口頭で新単価を伝えてくる会社もあります。カテゴリが一本にそろっていないぶん、付き合いのあるメーカーの数だけ改訂のされ方が違います。

時間を食っているのは単価を調べる作業ではなく、 手元の表とどこが違うのかを一行ずつ見比べる作業 です。ここが片づけば、見積を出すときに単価を裏取りする手間が消え、仕入・発注の側でも、廃番にともなう型番の置き換えを改訂の時点で拾えるようになります。

極小とした見積・入札は、最後に出す数字を決める場です。失注理由を並べ直すところまでは機械でも届きますが、同じ商材でも相手の予算の時期と競合の顔ぶれで正解が動き、前の案件がそのまま手本になりません。

業種分類に当てはまらない電気・電子・機械商社で最初に取り組むべきAI活用、3つ

第1章で当てた二つの物差しを、そのまま順番に使います。同じ判断が何度も起き、外すと取引先まで響く業務が先です。多カテゴリを抱える商社で両方に当たるのは、商材が増えるほど目が届かなくなる作業でした。

仕入れが止まる連絡を、まだ納めていない注文に当てる

メーカーや一次代理店から供給停止の連絡が入ると動き出します。生産中止だけでなく、代理店契約の終了や最低発注数量の引き上げで買えなくなる知らせも同じです。AIは、その型番の受注残と納期回答の記録、手元の在庫、期限内の見積を照らします。

出てくるのは、納期の約束が守れなくなる注文の一覧で、担当営業へ知らせが飛びます。いまは連絡を開いた人が、覚えている案件から当たっています。仕組みが入れば、在庫でしのげる注文と、代わりの商材を探すしかない注文が先に分かれます。

営業と内勤が確かめるのは、その注文に在庫を先に充てるかどうかです。同じ型番を待つ顧客が複数いるとき、どちらを優先するかは取引の重みで変わります。 残った在庫の取り合いをさばくのは人の側 です。

動かなくなった商材を、値が落ちきる前に見つける

こちらが動くのは月に一度、締めの処理が終わった翌営業日です。AIは商材ごとの入出庫の記録と在庫の残高を並べ、最後に出庫した日からの経過と、直近の引き合いの有無を見ます。売れる周期はカテゴリで違うので、消耗材と制御機器を同じ線では切らず、決めた月数を当てはめます。

結果は処分候補の一覧に積まれ、仕入担当と在庫を抱える営業所に届きます。これまでは決算が近づいてから在庫表を開き、目についたものを相談していました。線を越えた商材がひとりでに上がるので、まだ値引きで動くうちに手を打てます。

仕入担当が見るのは、値引きで売り切るか、メーカーに引き取りを相談するかの振り分けです。仕入れたときの条件によって、返せる商材と返せない商材があります。 処分の出口を決めるのは仕入担当 です。

一枚に混ざった依頼を、見る人ごとに切り分ける

起点は、顧客から届く見積依頼です。メールの添付でも入力フォームでも同じです。AIは依頼書の行を一つずつ読んでカテゴリを判定し、過去にその商材を扱った担当者の記録と照らします。型番の書き方が顧客ごとに違っても、メーカー名と仕様から寄せます。

行ごとに担当者の名前が入った表ができ、それぞれの担当に通知が届きます。いまは内勤が一行ずつ目で追い、分からない行を人に聞いて回っています。切り分けが先に済むぶん、依頼が届いた日のうちに各担当がメーカーへの照会を始められます。

内勤が確かめるのは、 どの担当にも振られなかった行 です。新しく扱い始めた商材や、他社から引き継いだ案件がここに落ちます。自社で扱える商材なのかを判断するのは、内勤をまとめる立場の人です。

業務に組み込むまでの4ステップ

二つ目の滞留在庫の洗い出しを例に、最後まで通します。新しい仕組みを買う話ではなく、社内に散った記録の届け先を整える作業です。

1. 使う情報がどこにあるかを決める

用意するものは一つもありません。すでに手元にある記録の置き場所を書き出すだけです。

• 商材ごとの入出庫の記録（在庫を管理しているシステム）
• 各営業所と外部倉庫の残高
• 直近の引き合いと見積の履歴
• 仕入時の条件を書いた覚書（ファイル保管サービス）

残高が営業所ごとに別の表なら、先に一箇所へ集めます。

2. 何をきっかけに動かすかを決める

在庫を管理しているシステムが月次の残高を書き出した時点を起点にします。担当者が思い出して開くやり方だと、決算前の忙しい時期ほど抜けます。 ここを決めないまま始めると、最初の一、二回で止まります 。

3. 判断の基準を設定しておく

四つの中で手間がかかるのはここです。ベテランの仕入担当が在庫表を見た瞬間にやる仕分けを、外に出して文章にします。一箇所にまとめておけば、次の月からはそれが判定の下敷きになります。

• カテゴリごとに、何か月出庫がなければ滞留とみなすか
• 現行カタログに残る型番と、メーカーが廃番にした型番の扱いの差
• 顧客の指定で確保した補修用の在庫や、預かり分を外す見分け方

一度書けば毎月使い回せます。書き足すのは 線の外に落ちたものを人が拾った月 だけです。

4. 結果の戻り先と、確認する人を決める

出力は画面で止めず、処分候補の一覧に行として積みます。商材を抱える営業所と仕入担当へ、業務チャットで知らせが飛びます。仕入値の残高が大きい順に並べば、見る順番も決まります。確かめるのは仕入担当で、数から外す在庫と処分の出口の二か所です。

先に知っておきたい、つまずきやすい3か所

• 同じ商材が、メーカーのカタログと顧客の依頼書と自社の在庫表とで、別々の型番として並んでいることがあります。ハイフンの有無や枝番の付け方が三者三様で、機械は別物と数えます。取引の多いメーカーから順に、 社内の表記と先方の表記を対応させた表 を作り、そこを見てから判定させます。
• カタログに互換と書かれた他メーカー品を、そのまま顧客への回答に載せるのは避けたいところです。電気や機械の現物は、寸法と電源が紙の上でそろっていても、盤に収まらないことがあります。機械が出すのは比較の候補までにとどめ、 使えるかの見極めは人が現物で取る と決めておきます。
• メーカーからの価格改定や供給停止の連絡が、営業担当の個人あてのメールや電話で終わっていると、仕組みには一件も入りません。届いていないこと自体に気づけないのが厄介です。仕入先ごとに受け取り口を一つ決め、電話で聞いた分は受けた人が決まった場所に書き込む約束にします。

業種分類に当てはまらない電気・電子・機械商社のAI活用は、どこから考えればいいか

第1章で引いた線は、同じ判断が何度も起きて外すと取引先まで響く業務にAIが効き、相手の販売方針を読んで条件を詰める場は人の手に残る、というものでした。4章で挙げた三つは、いずれも 扱う商材の数が増えたせいで、人の目が全部には届かなくなった 作業で、線の内側に入ります。

全部をいっぺんに始める必要はありません。まずは一つ、手元の記録がいちばんそろっている業務からで十分です。入出庫の記録も受注残の表も、新しく集めてくるものではなく、 すでに毎日つけているもの です。