学習塾・予備校・専門学校でのAI活用術

学習塾・予備校・専門学校に、そもそもAIは必要なのか

学習塾でAI活用を考えるとき、見る軸は2つです。1つは、同じ判断を月に何回繰り返しているか。もう1つは、その判断を外したときに何が起きるかです。両方が大きい業務ほど、仕組みを入れた効き目がはっきり出ます。

教室では、生徒一人ひとりの状況を言葉にし直す作業が絶えず発生します。この中でAIが効くのは、次の業務です。

• 面談の前に、出欠・提出状況・直近の成績を一枚にまとめる作業
• 体験授業後の聞き取り記録から、受講科目とコマ数の案を組む作業
• 模試や定期テストの結果を単元別に割り、つまずいている箇所を切り出す作業

3つとも、 自塾の指導方針や過去の生徒の記録 という決まったものさしがあり、そこに照らす見分けを生徒ごとに繰り返しています。

反対に、授業中の指導はAIに寄せないほうがよい業務です。同じ解説をしても、手が止まる生徒と先へ進みたがる生徒がいて、講師はその場の反応で次の一問を選びます。

退塾の相談を受ける場面も同じです。「部活が忙しい」の裏には、成績が伸びない焦りや、家庭の事情が隠れています。言葉になっていないそれを聞き取るのは 相手の顔を見る 仕事です。

ただし、この線引きは業務の単位で変わります。同じ保護者対応でも、面談資料の下ごしらえは記録から組み立てられる一方、面談の席で何をどう伝えるかは、その家庭を知る教室長にしか決められません。そこで次は、教室の業務を役割ごとに割って見ていきます。

生徒募集から進路指導まで、負荷が大きいのはどの工程か

学習塾の仕事は一直線には流れません。在籍中の生徒は、授業と面談と進路指導の間を何度も往復します。役割ごとに割ると、決まったものさしに照らす作業と、相手を前にして毎回考える作業が分かれて見えます。

人の時間と神経がいちばん削られるのは、 保護者対応 です。生徒の成績は成績処理の画面に、出欠は出席簿に、授業中の様子は講師の申し送りにと、別々の場所に記録されています。面談や電話のたびに、教室長がそれを集め直し、保護者に分かる言葉へ直しています。

しかも保護者が連絡してくるのは、生徒が教室にいる夕方から夜です。授業が動いている時間帯と問い合わせが重なるので、教室長は教室の見回りを中断して電話に出ることになります。

伝え方を外したときの傷も大きい工程です。成績が下がった時期の説明が曖昧だと、保護者は「見てもらえていない」と受け取ります。

ここが軽くなると、教室長の時間は 記録を集め直す作業 から、その家庭に何をどう伝えるかの検討へ移ります。講師の申し送りを読む時間も確保でき、授業での様子が面談に反映されるようになります。

表で「極小」とした授業・指導は、生徒が黙り込んだ理由を、分からないからなのか、気が乗らないからなのか、その場で見分ける仕事です。記録に残らない手がかりで動くため、ここは講師が担う工程のままです。

学習塾・予備校・専門学校で最初に取り組むべきAI活用、3つ

手をつける順番は、繰り返しの多さと、外したときの影響の大きさで決まります。第1章の2軸で見ると、保護者面談の準備、体験授業後のコース提案、問い合わせへの返信が上位に並びます。

面談の前に、生徒の様子を一枚にまとめる

きっかけは、面談の予定が予定管理ツールに登録されることです。AIは出欠と遅刻の記録、宿題の提出状況、直近の模試と定期テストの点数、授業後に講師が残した申し送りを読み、前回の面談からの変化が分かる順に並べ直します。

結果は面談シートとしてファイル保管サービスに保存され、担当の教室長に業務チャットで知らせが届きます。面談の直前に成績処理の画面と出席簿を開き直し、記憶を頼りに話す順番を組んでいた進め方が、 出てきたシートを直す 進め方に変わります。

家庭の事情に触れる記述を確かめるのは教室長です。どこまで踏み込んで伝えるか、進路の話をこの時期に出すかどうかは、その家庭と付き合ってきた教室長が決めます。

体験授業の記録から、受講コースの案を組む

体験授業を担当した講師が、聞き取った内容を入力フォームから送ると仕組みが動きます。AIは体験中の解答の様子、学校の進度、通える曜日と時間帯を、自塾のコース編成表と、似た条件で入塾した生徒の受講履歴に照らし、受講科目とコマ数の案を組み立てます。

案は入塾検討の一覧表に行として並び、教室長と担当講師が同じ表を見ます。体験当日の記憶が薄れないうちに提案をまとめようとして、次の授業の合間に書き起こしていた作業が、 並んだ案を選び直す 作業になります。

家庭の予算と通塾の負担に合っているかを見るのは教室長です。どのコースを勧めるか、入塾の時期をいつにするかは、保護者と話しながら教室長が決めます。

問い合わせへの返信の下書きを、先に用意する

三つ目は、教室の共有受信箱にメールが届いた時点から始まります。AIは問い合わせの内容を、授業料と教材費、欠席時の振替の扱い、講習の日程、在籍生徒の成績の相談といった区分に仕分けます。そのうえで、過去の返信と教室の案内文をもとに、返信の下書きを起こします。

下書きはメールの下書きとして残り、業務チャットで教室長に知らせが届きます。問い合わせが授業の時間帯に重なり、返信が翌日に回っていた流れが、目を通して直せば送れる状態に変わります。

成績や進路に踏み込む相談かどうかを見分けるのは教室長です。在籍生徒の指導内容に関わる返答は、下書きを使わず教室長が書き直します。

業務に組み込むまでの4ステップ

ここでは「保護者面談用の生徒状況サマリー作成」を例に、最後まで通して説明します。一からシステムを作る話ではなく、すでにある成績の記録と文書作成ソフトの間に、情報の通り道を一本引く作業です。

1. 使う情報がどこにあるかを決める

面談で話す内容は、すでに教室の中にそろっています。

• 出欠と遅刻の記録、宿題の提出状況
• 直近の模試と定期テストの点数、単元別の正答
• 授業後に講師が残した申し送り

新しく作るものはなく、 どこを参照先にするか を決めるだけです。申し送りが紙の連絡ノートに残っているなら、保管先を一つにそろえます。

2. 何をきっかけに動かすかを決める

面談の予定が予定管理ツールに登録され、その数日前になった時点を起点にします。教室長が思い出して開く形にすると、面談が集中する時期ほど手が回らず、使われなくなります。

3. 判断の基準を設定しておく

何を見て、どの順に並べるのかを文章にまとめ、一箇所に設定しておきます。AIは毎回そこを参照します。教室長が面談の前に無意識に確かめている段取りを、外に書き出す作業です。

• 成績は前回面談以降の推移で見て、一度の点数だけで良し悪しを書かない
• 欠席が続いた時期は、その前後の提出状況と並べて示す
• 志望校に触れるのは、模試の判定が出ている学年だけにする

この工程がいちばん時間のかかるところです。一度まとめれば、どの校舎でも使い回せます。

4. 結果の戻り先と、確認する人を決める

サマリーは面談シートとしてファイル保管サービスに保存し、業務チャットで担当の教室長に知らせが届きます。教室長は面談の前日に目を通し、 家庭の事情に触れる記述 を自分の言葉へ直します。

先に知っておきたい、つまずきやすい3か所

• 成績処理の様式が年度で変わる：学年の呼び方やテストの区分は、年度が替わるときに組み替えられがちです。集計表の列が入れ替わると、参照先を見失って流れが止まります。年度をまたぐ前に、列の名前を変えるかどうかを決める担当者を立てておきます。
• 在籍の形が通常と違う生徒を取りこぼす：講習だけ受ける外部生、途中入会、他塾からの転塾生は、出欠や成績の記録が途中から始まります。欠けたまま並べると、成績が落ちたように読めるサマリーが出ます。在籍区分ごとに扱いを決め、記録のない期間は空欄と明示させます。
• 合格可能性の見立てをそのまま伝える：模試の判定は、実施回と受験した母集団で意味が変わります。AIが並べた数値を保護者にそのまま示すと、後から覆すのが難しくなります。判定は根拠の実施回と併せて教室長が読み、保護者に伝える見立ては教室長の言葉に置き換えます。

学習塾・予備校・専門学校のAI活用は、どこから考えればいいか

AIが効くのは、自塾の指導方針や過去の生徒の記録という 決まったものさし に照らして、同じ見分けを生徒ごとに繰り返す業務でした。授業中に反応を見て進め方を変える仕事と、保護者と向き合って先を決める話し合いは、人の側に残ります。

紹介した3つは、照らす記録が教室の中にあり、誰が確かめるのかも決めやすい業務です。

全部に手を広げる必要はありません。 一つの業務から 始めれば十分です。使うのは、出欠の記録、模試の結果、講師の申し送りといった、すでに教室にある記録とツールです。