その他・各種スクールでのAI活用術

その他・各種スクールに、そもそもAIは必要なのか

月謝で会員に通い続けてもらう仕事にAIが要るかどうかは、業務ごとに答えが変わります。見る軸は2つです。1つは、同じ判断を月に何回繰り返しているか。もう1つは、その判断を外したときに何が起きるかです。両方が大きい業務ほど、仕組みを入れた効き目がはっきり出ます。

教室では、会員一人ひとりの状況を言葉にし直す作業が絶えず発生します。AIが効くのは次の業務です。

• 振替や休会の問い合わせに、規約とクラスの空き状況を照らして答える作業
• 進級の時期に、出席と到達の記録から評価のコメントを書く作業
• 進級や検定合格の節目に、紹介のお願いを文面にする作業

3つとも、 受講規約や進級の目安表 という決まったものさしがあり、そこに照らす見分けを会員ごとに繰り返しています。

反対に、レッスン中の指導はAIに寄せないほうがよい業務です。同じ課題でも、できずに固まる会員と先へ進みたがる会員がいて、インストラクターは その場の手の動き を見て次の一手を選びます。

退会の申し出を受ける場面も同じです。「仕事が忙しい」の裏には、上達の実感が持てない焦りや、クラスの雰囲気が合わない事情が隠れています。

ただし、この線引きは業務の単位で変わります。同じ会員対応でも、振替の可否は規約を読めば決まる一方、続けるか迷っている会員に何を言うかは、その人を見てきたインストラクターにしか決められません。そこで次は、教室の業務を会員がたどる順に分けて見ます。

集客・広報から講座の見直しまで、負荷が大きいのはどの工程か

スクールの仕事は、会員が体験に来てから通い続けるまでの流れに沿って並びます。順に分けると、規約や目安表に照らす作業と、目の前の会員を見て毎回決める作業が分かれて見えます。

人の時間と神経がいちばん削られるのは、 継続・退会対応 です。月謝制では在籍している人数がそのまま毎月の収入になりますが、辞める兆しは、休む回数が増える、 振替の申込が未消化のまま残る 、レッスン後の会話が減る、という弱い形でしか表に出ません。

しかも出席は会員管理の記録に、振替の申込はフォームの控えに、当日の様子はインストラクターの申し送りにと、別々の場所に残っています。受付スタッフがそれを照らし合わせる時間は、レッスンが動いている時間帯と重なります。

結果として気づくのは、会員が「今月で辞めます」と伝えてきた後です。そこから引き留めようとしても、本人はすでに次の予定を決めていて、話せることが残っていません。

ここが軽くなると、受付の時間は記録を集め直す作業から、休みが続いた会員にどう声をかけるかの検討へ移ります。インストラクターも、次のレッスンで誰に一声かけるかを知った状態で教室に立てます。

表で「極小」としたレッスン指導は、会員が手を止めた理由を、難しいからなのか、緊張しているからなのか、その場で見分ける仕事です。記録に残らない手がかりで動くため、ここはインストラクターが担う工程のままです。

その他・各種スクールで最初に取り組むべきAI活用、3つ

手をつける順番は、繰り返しの回数と、外したときの影響の大きさで決まります。第1章の2軸で見ると、節目の声かけ、振替や休会の問い合わせ、進級時の評価コメントが上位に並びます。

進級や合格の節目に、紹介のお願いを言葉にしておく

動き出すのは、進級や検定の合格が会員の記録に登録されたときです。AIは在籍してからの期間、通っているクラス、担当インストラクターの申し送りを、紹介制度の案内文と、どの会員にどの時期なら声をかけてよいかをまとめた手引きに照らし、その会員に合う一言と案内の出し方を組み立てます。

文面は会員ごとの声かけ一覧に行として並び、受付とインストラクターが同じ表を見ます。喜んでいる場に居合わせた人が思い出したときだけ声をかけていた流れが、 節目のたびに文面がそろう 流れに変わります。

送るかどうかを決めるのは受付の責任者です。直前に振替の行き違いがあった会員に紹介を頼むかどうかは、経緯を知る人にしか見分けられません。

振替や休会の問い合わせに、先に下書きを用意する

2つ目は、振替や予約変更の申込フォームが送信された時点から始まります。AIは内容を、振替の可否、休会の手続き、会費の扱い、クラスの空き枠といった区分に仕分け、 受講規約と各クラスの残り枠 に照らして回答の下書きを起こします。

下書きは対応一覧表に行として増え、受付に業務チャットで知らせが届きます。レッスンの合間に電話と窓口とメールを同時にさばいていた進め方が、並んだ下書きを順に確かめて返す進め方に変わります。

残り枠の数が実際と合っているかは、受付の担当者が確かめます。長期の休会を認めるといった規約の例外にあたる扱いは、教室の責任者の判断です。

進級の時期の評価コメントを、下書きから始める

3つ目は、期末の判定時期に担当インストラクターが出席入力を終えると動き出します。AIは出席と遅刻の記録、課題ごとの到達の記録、前の期に書いたコメント、そして 進級の目安表 に照らし、会員一人ずつのコメント案を作ります。

案は評価シートとして文書作成ソフトに保存され、担当インストラクターに知らせが届きます。期末の数日でクラス全員分を書き起こし、順番が後になるほど文が短くなっていた作業が、目安表に沿った案に手を入れる形になります。

案に書かれた到達が会員の様子と合っているかは、担当インストラクターが目を通します。進級させるかの判定は、レッスンで手の動きを見てきた本人が下します。

業務に組み込むまでの4ステップ

ここでは「会員の技能・進捗レベル評価コメント作成」を例に、最後まで通して説明します。新しいシステムを作る話ではなく、すでにある出席の記録と文書作成ソフトの間に、情報の通り道を一本引く作業です。

1. 使う情報がどこにあるかを決める

使う情報は、すでに教室の中にそろっています。

• 出席と遅刻の記録、振替で受けたレッスンの分
• 課題ごとの到達の記録、前の期のコメント
• インストラクターがレッスン後に残した申し送り

新しく作るものはなく、 どこを参照先にするか を決めるだけです。申し送りが手書きのノートに残っているなら、保管先を一つにそろえます。

2. 何をきっかけに動かすかを決める

期末の判定時期に、担当インストラクターが出席入力を終えた時点を起点にします。思い出して開く形にすると、発表会の準備と重なる期末ほど手が回らず、使われなくなります。

3. 判断の基準を設定しておく

何を見て、どう書くのかを文章にまとめ、一箇所に設定しておきます。AIは毎回そこを参照します。ベテランが評価を書くときに 無意識に守っている加減 を、外に書き出す作業です。

• 目安表のどの項目に届いていて、どこが残っているかの順で書く
• できていない点は、次の期に何を練習するかと組にして書く
• 同じクラスの他の会員と比べた書き方はしない

この工程がいちばん時間のかかるところです。一度まとめれば、どのクラスでも使い回せます。

4. 結果の戻り先と、確認する人を決める

コメント案は評価シートとして文書作成ソフトに保存し、担当インストラクターに業務チャットで知らせが届くようにします。インストラクターは会員に配る前に目を通し、様子と合わない記述を自分の言葉へ直します。

先に知っておきたい、つまずきやすい3か所

• 期の替わり目にクラスの記録が分かれる：クラス名や曜日を組み替えると、同じ会員の記録が別々の枠に残ります。前の期と続けて読めず、コメントの下書きが途中から始まります。組み替える前に、旧クラスと新クラスの対応を書き留める担当者を決めておきます。
• 通い方が通常と違う会員を取りこぼす：チケット制の会員、月の途中から始めた会員、長期の休会から戻った会員は、出席の記録が飛び飛びです。そのまま並べると、続いていない会員のように読めるコメントが出ます。在籍の区分ごとに扱いを決め、記録のない期間は空欄と示させます。
• 上達の見込みまで言い切ってしまう：書けるのは記録に残った到達の範囲までです。次の検定に受かる見込みを文面に残すと、届かなかったときに引き返せません。見込みに触れる書き方を禁じ、判定の言葉は担当インストラクターが決めます。

その他・各種スクールのAI活用は、どこから考えればいいか

第1章で引いた線は、 照らすものさしが文章になっているか どうかでした。受講規約や進級の目安表があるところにはAIが入り、レッスン中の見極めと、辞めたいと言う会員の本音を聞く場面は人に残ります。紹介した3つは、いずれも前者の側にあります。

8つの工程すべてに手を入れる必要はありません。会員対応のうち、いま最も手が止まっているものを 一つ選べば 足ります。そこで参照する記録は、出席簿にも申し送りにも、すでに教室の中にあります。