CSOでのAI活用術

CSOに、そもそもAIは必要なのか

CSOでAI活用を考えるときの入口は、二つの問いです。その判断を月に何度繰り返しているか、そして誤ったときに何が起きるか。派遣先の製薬企業も担当領域も案件ごとに違いますが、この二つがともに大きい業務ほど、AIを組み込む値打ちが出ます。

この軸で見ると、AIが効くのは次のような業務です。

• MRが入力した日報を、面談相手の職種や提供した資材ごとに並べ直す作業
• 医療従事者から届いた製品照会に、承認された範囲で一次回答を起こす作業
• 活動記録を、派遣先が定めたプロモーションコードに照らして点検する作業

どれも、 派遣先から示された規程や自社に蓄積した指摘事例 という物差しに当てる、同じ確認の繰り返しです。

反対に、医師の診察の合間に製品の話をする場面や、派遣MRの処遇に関わる評価面談には、AIを入れないほうがよいと考えます。前者は相手の反応を見て話す順番を変える仕事であり、後者は 雇用主として結果に責任を負う 判断だからです。

ただし、この線引きは業務単位で動きます。同じ照会でも、添付文書に書かれた内容をそのまま示す対応と、適応外の使い方をほのめかされた場面での受け答えとでは、向き不向きが逆になります。次のセクションでは、CSOの仕事を工程に分けて見ていきます。

提案・コンペから実績報告まで、負荷が大きいのはどの工程か

CSOの仕事を案件の流れに沿って工程に分けると、AIの効き方が工程ごとにはっきり分かれます。医師と向き合う場面と、その前後で記録を組み立てる場面とでは、求められるものが違うからです。

最も負荷が集中するのは 活動記録の点検 です。自社が雇っているMRの活動を、派遣先である製薬企業の規程に照らして点検し、その結果を派遣先にも示せる形で残す必要があるためです。

担当者が時間を取られているのは、判定そのものより手前です。日報の自由記述欄、面談で使った資材の版、その日に配った説明用の印刷物は、それぞれ別の場所に別の粒度で残っています。

しかも派遣先が複数あれば、 どの規程を当てるかがMRごとに変わります 。一件ずつ突き合わせ、指摘が要るものだけを拾い上げる作業を、担当者が毎日繰り返しています。

ここに手が入ると、前後の工程も動きます。逸脱しかけた表現が早く見つかれば、同じ誤りが他のMRに広がる前に、研修の内容へ戻せます。点検の記録がそろっていれば、契約更新の話し合いで示す資料もそろえやすくなります。

医療機関訪問を「極小」としたのは、処方を決める理由が医師ごとに違い、その場の一言や表情から話す順番を組み替える仕事だからです。ここを型に押し込むと、訪問そのものの値打ちが消えます。

CSOで最初に取り組むべきAI活用、3つ

繰り返し起きていて、しかも誤ると派遣先の製薬企業と医療機関の双方に及ぶ業務から手をつけるのが定石です。次の三つは、第1セクションで挙げた二つの軸のどちらも高く出た業務です。

活動記録の逸脱を、指摘される前に拾う

MRがその日の日報を提出し、使った説明資材の名前を記録した時点で動き出します。活動記録の点検の工程です。AIは、派遣先各社のプロモーションコード、販売情報提供活動についての社内規程、過去に指摘が出た表現の一覧に照らし、効能の言い切りや未承認の使い方に触れた記述を拾い上げます。

拾われた記述は点検用の一覧表に行として増え、該当するMRの上長に業務チャットで知らせが届きます。日報を一件ずつ開いて規程と見比べていた段階を飛ばし、拾われた記述の当否を確かめるところから入れます。

その記述が本当に逸脱にあたるかは、コンプライアンス担当が判定します。派遣先へ報告するかどうかは、 契約で定めた報告の範囲 に沿って決めます。

苦情の中身を、月末にまとめ直さずに済ませる

苦情は、MRの手を離れたところから届きます。寄せられた訴えの記録が入力フォームから保管場所に入った時点で走ります。AIは、製品の不具合か、包装や配送の問題か、情報提供の仕方への不満かを、自社の分類基準と過去の記録に照らして仕分け、同じ趣旨で重なっている訴えをまとめます。

仕分けの結果は分類ごとの一覧に積み上がり、安全性に関わる区分に入ったものは担当部署にすぐ通知が飛びます。月末に記録を読み返して手で分け直していた段階がなくなり、積み上がった傾向を読むところから始められます。

区分が妥当かは、品質保証の担当者が確かめます。副作用の疑いにあたるかどうかの見極めは、 派遣先の安全性情報部門 が担います。

製品照会の一次回答を、下書きの状態から始める

三つ目は、問い合わせ対応の工程にあります。医療従事者から受けた照会をMRが入力フォームに記録すると、回答の下書きが起こされます。AIが見るのは、その製品の添付文書とインタビューフォーム、派遣先が承認済みの想定問答、過去に同じ趣旨の照会へ返した回答の記録です。

下書きは文書として保管場所に保存され、学術支援の窓口に知らせが届きます。似た照会への回答を過去のやりとりから探し回る段階がなくなり、その医師が聞きたい点に合わせて直す作業から入れます。

回答してよい範囲に収まっているかは、学術支援の担当者が目を通します。適応外の使い方に触れる照会は下書きを出さず、 派遣先の医薬情報窓口 に引き継ぎます。

業務に組み込むまでの4ステップ

ここでは一つ目の「活動記録の点検」を例に説明します。新しいシステムを作る話ではなく、すでに使っているツールの間に情報の通り道を一本引く作業です。

1. 使う情報がどこにあるかを決める

点検に要る情報は、どれも すでに社内にあります 。

• MRが入力した日報の本文と、面談相手の職種
• その日に使った説明資材の名前と版
• 派遣先各社のプロモーションコードと、自社の社内規程

日報は業務システム、規程は担当者の受信メールの中、というように離れた場所にあるので、参照先を一箇所に定めます。

2. 何をきっかけに動かすかを決める

きっかけは、MRが日報を提出した時点です。翌朝までに点検結果が出ていれば、直すべき表現を次の訪問の前に伝えられます。人が思い出して開く形にすると、訪問が立て込んだ週ほど点検が後回しになります。

3. 判断の基準を設定しておく

ここがいちばん時間のかかる工程です。点検に慣れた担当者が読んだ瞬間に引っかかる線を、 文章にして一箇所にまとめ ます。たとえば次のようなものです。

• 効能や安全性について、どの言い回しまでなら添付文書の範囲内とみなすか
• 派遣先ごとに、資材の提示と持ち出しの決まりがどう違うか
• 医師から適応外の使い方を尋ねられた記述を、どう扱うか

一度まとめれば、新しい派遣先が増えたときも差分を足すだけで済みます。

4. 結果の戻り先と、確認する人を決める

結果は点検用の一覧表に、日付とMRごとの行として戻します。指摘が付いた分だけ、上長に業務チャットで通知が届くようにします。コンプライアンス担当が翌朝に目を通し、派遣先へ報告する範囲を決めます。

先に知っておきたい、つまずきやすい3か所

• 安全性に関わる訴えを落とす ：苦情の仕分けで、副作用が疑われる記述が包装への不満に混ざったまま流れると、報告の期限に間に合いません。有害事象を思わせる語が一つでも出た記録は、分類の結果によらず人に回す決まりにします。
• 派遣先のシステムから記録が出せない ：活動記録を派遣先の営業支援システムに直接入力している案件では、日報の控えが自社側に残りません。契約上どこまで取り出せるかを先に確かめ、自社の様式に記録が残る案件から組みます。
• 日報の書き方がMRごとに違う ：面談相手の職種も使った資材の名前も自由記述のままでは、点検も集計もそろいません。選択式の欄を数項目だけ足すところから始めます。

CSOのAI活用は、どこから考えればいいか

第1セクションでは、医師と向き合う場面や派遣MRの評価は人が担い、派遣先から示された規程に照らして同じ確認を繰り返す業務にAIが効く、と線を引きました。紹介した三つは、どれもその 物差しが規程や過去の記録の形ですでに手元にある 業務です。

全部を一度に仕組みにする必要はありません。 まず一つの業務から 始めれば十分です。プロモーションコードも過去の照会の記録も、すでに社内のどこかにあり、そこから着手できます。