医療機器卸でのAI活用術

医療機器卸に、そもそもAIは必要なのか

AIを入れる先は、業務を二つの角度から見て選びます。月のうちに何度戻ってくる判断か。そして、誤ったときに困るのが誰かです。

何度あっても、誤って取り返しのつく業務なら、人が手早く片付けたほうが済みます。戻る回数が多く、誤ると困る人がいる業務だけが、仕組みを作るに値します。

医療機器卸の仕事にこの二つを重ねると、手を入れる先はかなり絞られます。挙がるのは 見積依頼への一次回答、預託在庫の滞留と欠品の洗い出し、支払の遅れている医療機関の見極め です。どれも月に何度も起き、判断のもとになる数字は納入実績や入金記録として自社にそろっています。

反対に、手術室や検査室での立会いは人が引き受ける場面です。同じ型番の機器でも、執刀医の手順も院内の動線も施設ごとに違い、その場で求められることは記録に残っていません。

病院からの値下げ要請にどこまで応じるかも同じです。一件の値引きは他の施設への納入価に響くため、そこは 支店の責任者 が背負う判断になります。

どこに線を引くかは、同じ医療機器卸でも会社によって動きます。手術室で使う材料を主に扱う会社と、画像診断装置のような大型機器を中心に据える会社では、繰り返しの多い業務がそもそも違うからです。

そこで次の章では、業務を働きごとに分けて並べます。医療機器卸のAI活用の入口は、繰り返しの多い判断が自社のどこにあるかを見つけることです。

採用提案から与信・回収まで、負荷が大きいのはどの工程か

医療機器卸の仕事は、一本の線で流れているわけではありません。営業・物流・サービス・管理が並んで動いています。働きごとに分けて並べると、手が止まっている場所が見えてきます。

最も神経を使うのは 保守・修理 です。故障の一報は「明日の検査が止まる」という形で入ります。返事までに許される時間が、他のどの工程よりも短くなります。

ところが、電話を受けた担当者の手元に、答えるための記録がそろっていません。いつ誰に納めた製品かは納入実績に、保守契約が生きているかは契約書に、前に同じ症状が出ていないかは修理履歴にあり、置き場所が三つに分かれています。

時間を取られているのは修理そのものではなく、 受話器を持ったまま、自社がどこまで見る立場なのかを確かめる時間 です。製造販売業者に回す話なのか、自社の技術者が伺う話なのか、消耗品の使い方の相談なのかで、次の一手がまったく変わります。

納品・立会いを極小としたのは、機器の据付が施設ごとに違うからです。同じ型番でも、入れる部屋の電源容量や既存機器との取り合いは現地で決まります。立会いで何を求められるかも、その場に立ってみるまで分かりません。

医療機器卸で最初に取り組むべきAI活用、3つ

三つとも、月のうちに何度も起きていて、誤ると病院との取引や資金の回り方に響く業務です。第1章の二つの角度、戻ってくる回数と誤ったときの影響が、どちらも大きいところから順に並んでいます。

サイズ違いのどれが残るかを、期限が来る前に分ける

毎週決まった曜日に動きます。AIが読むのは、物流センターの在庫と使用期限の一覧、病院に置いている預託分の使用報告、この一年の納入実績です。自社で決めた持ち高の基準に当て、品番とサイズごとに、期限の来てしまうものと、次の手術に間に合わないものを仕分けます。

結果は在庫の一覧表に「引き上げ」「他施設へ振り替え」「追加発注」の別で行が増え、担当営業とセンターの管理者に知らせが届きます。いまは期限の近いものを棚で見つけ、動きの鈍いサイズは記憶で拾っています。 手を打つ品番が絞られた状態 から週が始まります。

営業が確かめるのは、引き上げの候補が施設の予定手術と食い違っていないかです。預託分を戻してもらう話を施設に切り出すかどうかは、担当営業が引き受けます。

型番と数量だけの依頼に、納期の線まで付けて返す

二つ目は、用度課や購買担当からの依頼が入力フォームに登録された時点で動き出します。依頼書に並んでいるのは型番と数量だけ、ということが少なくありません。AIは自社の商品マスタ、その施設への過去の納入価、メーカーごとの標準的な納期に当たり、廃番になった型番には後継品を引き当てます。

出てくるのは回答書の下書きです。品目ごとの参考価格と、取り寄せにかかる日数の見込みが並び、案件のフォルダに文書として残ります。いまは商品マスタと過去の見積を行き来しながら、一行ずつ型番をたどっています。その作業が、書かれた中身を確かめる側に移ります。

担当者が目を通すのは、 後継品を引き当てた行 です。後継品では院内での使い勝手も違うため、そのまま出してよいかは、営業が診療科に当たってから決めます。

入金の遅れ方から、条件を見直す先を絞る

三つ目の起点は、月次の入金消込が終わった時点です。AIは取引先ごとの請求日と入金日のずれ、遅れの続いた月数、返品や値引きで消し込めずに残った分を、自社でまとめた遅れの見方に当てます。診療報酬の入金は月に一度まとまって動くため、その周期と合うかどうかで見え方が変わります。

出力は与信の一覧表に開設母体の別で並び、支払条件を見直す候補として管理部門と担当営業に届きます。これまでは、売掛金の残高が膨らんでから気づくことがありました。遅れの兆しが出た段階で話を切り出せる順番になります。

人が見分けるのは、遅れの理由です。資金繰りが苦しいのか、納品書の不備で請求書が院内で止まっているだけなのかで、打つ手が逆になります。支払条件を変える決裁は、管理部門に残ります。

業務に組み込むまでの4ステップ

三つ目の 支払の遅れている医療機関の見極め を例に、順に見ていきます。新しい仕組みを買う話ではありません。販売管理システムの記録と、いま使っている表計算ソフトの間をつなぐだけです。

1. 使う情報がどこにあるかを決める

請求と入金の記録は販売管理システムにあります。ほかに開くものを足すと、次の三つです。

• 返品と値引きの伝票、消し込めずに残った分の一覧
• 取引先マスタの開設母体の区分と、契約上の支払条件
• 営業が個別に交わした支払いの取り決め

新しく作るものはありません。手元に散らばっているなら、一箇所に寄せます。

2. 何をきっかけに動かすかを決める

きっかけを人の記憶に置くと、月末の立て込んだ週から見られなくなります。与信なら、月次の入金消込が終わった日が自然です。請求は月に一度まとまるので、その締めに合わせれば、見る周期が業務とそろいます。

3. 判断の基準を設定しておく

四つの中で、ここだけは腰を据えることになります。 ベテランが入金の表を見て何を気にしているか を、文章にして一箇所にまとめます。

• 何日の遅れが何か月続いたら、施設に話を切り出すか
• 開設母体や病床規模で、その日数をどう変えるか
• 返品の相殺で残った分を、遅れとして数えるかどうか
• 大型機器の納入が決まっている施設を、どう扱うか

書き出すのは地道ですが、一度まとめれば翌月からは使い回せます。

4. 結果の戻り先と、確認する人を決める

戻り先は、いま与信を見ている表計算ソフトの一覧です。そこに行が加わり、管理部門と担当営業に業務チャットで知らせが届きます。翌月の請求を出す前に、営業が施設の事情と突き合わせる、と決めます。見る人と時期を決めないと、行だけが増えます。

先に知っておきたい、つまずきやすい3か所

• メーカーが型番を改訂すると、在庫の突き合わせが途中で止まります。後継品に切り替わった品番は、古い納入実績と新しい在庫データでつながらなくなるためです。品番マスタに 新旧の対応表 を持たせ、切替の通知が来たらそこを直す手順を決めておきます。
• 預託で病院に置いている分は、使用報告が上がってから売上になります。在庫データの上では動いていないように見えるため、滞留と判定して引き上げると、当日の手術で困る施設が出ます。使用報告の届く周期を織り込み、引き上げの候補は必ず担当営業を通す形にします。
• 特定保守管理医療機器の販売や貸与には、記録を残す決まりがあります。AIがまとめた一覧を、その 記録の正本 として扱わないでください。正本は販売管理システムの側に残し、一覧は見るためのもの、と位置づけを分けておきます。

医療機器卸のAI活用は、どこから考えればいいか

第1章では、手術室での立会いや、値下げにどこまで応じるかの判断を 線の外 に置きました。三つを内側に入れたのは、どれも判断のもとになる数字が納入実績や入金の記録として自社に残っているからです。基準さえ文章にしてしまえば、同じ見方を毎月繰り返せます。

最初は一つで足ります。毎月いちばん件数の出ている業務を選び、 そこだけ端まで通してみる 。それで十分です。使うのは、すでに在庫と請求を記録している販売管理システムと、日々の連絡に使っている業務チャットです。買い足すところから始める話ではありません。