信託銀行でのAI活用術

信託銀行に、そもそもAIは必要なのか

信託銀行でAIを入れる値打ちがあるかどうかは、二つの軸で決まります。同じ判断を月に何回繰り返しているか、そしてその判断を誤ったときに何が起きるかです。受託者として財産を預かる以上、誤りは受益者の損失に直結します。この二つがともに大きい業務ほど、信託銀行のAI活用は効きます。

信託銀行は、委託者から財産を預かり、受益者のために管理し、その経過を報告するという三者の関係の上に立ちます。この関係でAIが効くのは、次の業務です。

• 信託商品の仕組みや信託報酬について、法人・個人から繰り返し届く照会への一次回答
• 信託契約書の条項が、約款の定型条項や法令の求める記載項目を満たしているかの点検
• 信託財産状況報告書や年金の運用報告書の下書き

いずれも、拠りどころが信託約款と社内の確認要領という文書の側にあり、同じ照らし方の繰り返しです。

一方、その信託を受託してよいかどうかの判断と、相続をめぐって相続人の間に立つ面談には、AIを入れないほうがよいと考えます。受託の可否は、忠実義務と善管注意義務を負うのが銀行自身だからです。相続人の調整は、家族の事情を聞き取りながら落としどころを探る仕事で、条文では決まりません。

線引きは業務の単位で動きます。同じ遺言信託でも、相談内容を整理する作業と、遺言の中身を本人と詰める面談とは別物です。そこで次に、信託銀行の業務を工程へ分けてみます。

受託相談から法令制度対応まで、負荷が大きいのはどの工程か

信託銀行では、信託業務と、併営の証券代行・不動産業務が別々の建て付けで走っており、案件が一本の流れに乗りません。工程へ分けてみると、様式が先に決まっている仕事と、相手の事情しだいで中身が変わる仕事とに割れます。

負荷が最も集中するのは受益者報告の工程です。信託銀行は受託した信託ごとに、計算期日を迎えるたび、財産の状況と運用の経過を受益者へ報告する義務を負っています。

担当者は、信託財産の明細、期中の受け払い、運用実績、差し引いた信託報酬を突き合わせ、その信託の約款で定めた様式に落とし込みます。企業年金、不動産信託、金銭信託では記載項目も期日も違うため、手元の資料をそのまま流用できません。

報告書はその場限りの文書ではありません。後に受益者から運用の経緯を問われたとき、受託者が何をどう管理したかを裏づける資料になります。期日に間に合わせつつ、後日読み返されても持ちこたえる記載が要ります。

仕組みが入ると、担当者の手は数字の転記から離れ、運用の経過を説明する文章へ向きます。

「極小」とした財産の計理は、分別記帳も基準価額の算出も、締め日と計算方法が制度と約款で決まっています。迷う場面がそもそも生じないため、AIを向ける先としては優先度が下がります。

信託銀行で最初に取り組むべきAI活用、3つ

最初に手をつけるなら、繰り返し起きていて、かつ誤れば受益者の損失や当局の指摘に直結する業務です。第1セクションの二つの軸で見ると、受託の入口に置かれた照会対応と、契約や点検の手前にある確かめの作業が上位に並びます。

信託商品の照会に、一次回答の下書きを用意する

法人の財務担当者や個人の顧客から、信託商品の仕組みや信託報酬についての照会が、入力フォームまたはメールで届いた時点で仕組みが動きます。AIは信託約款と商品説明資料、過去に返した回答の記録を読み、照会の中身を商品ごとに仕分けたうえで、回答の下書きを起こします。

下書きは照会記録の一覧に行として増え、受託担当者に業務チャットで知らせが届きます。届いた照会を一件ずつ読んで約款の該当箇所を探していた作業が、下書きを直す形に変わります。

見るべき箇所は決まっています。信託報酬の水準と元本の扱いに関する記述を、受託担当者が約款と照らします。顧客に何をどこまで答えるかの最終判断は、その信託を担当する部署が負います。

受託者責任の点検資料を、期日の前に起こす

この一件を動かすのは書類ではなく暦です。四半期ごとの点検時期が来ると、仕組みが立ち上がります。

AIは信託契約書と運用の記録、分別管理の記帳、忠実義務と善管注意義務について社内で定めた確認要領を読みます。そのうえで、利益相反にあたりうる取引や、分別管理の記帳が抜けている箇所を抜き出し、点検資料の様式に沿って下書きします。

下書きは信託ごとの文書として保管され、点検一覧に論点の行が増えます。点検時期が来てから記録を集め始めていたものが、期日の前に論点が揃っている状態に変わります。

抜き出された取引が本当に利益相反にあたるかを読むのは、受託業務の所管部署です。忠実義務に反するかどうかの結論は、法令を所管する本部の部署が出します。

信託契約書の条項の抜けを、起案の段階で見つける

信託契約書のドラフトが、ファイル保管サービスの決めた場所に保存されると仕組みが動きます。AIは約款の定型条項、過去に所管部署が指摘した事例、法令が求める記載項目の一覧に照らし、受益者の権利、信託報酬の算定根拠、分別管理、信託終了時の残余財産の帰属について、記載の抜けや食い違いを拾います。

指摘は条項ごとの注記としてドラフトに書き込まれ、起案者と法令を所管する部署にメールが届きます。条項を一つずつ約款と見比べていた手間がなくなり、抜けのある条項だけを読めば済みます。

注記を確かめるのは起案した担当者です。その条項のまま受託してよいかどうかの判断は、法令を所管する部署が負います。

業務に組み込むまでの4ステップ

ここでは「信託契約書の条項チェック」を例に説明します。新しいシステムを作る話ではなく、いまあるファイル保管サービスと社内のドキュメント管理ツールの間に、情報の通り道を引く作業です。

1. 使う情報がどこにあるかを決める

点検に要る情報は、すでに行内にあります。

• 信託商品ごとの約款と、契約書のひな型
• 過去に所管部署が指摘した条項と、その理由の記録
• 法令が求める記載項目の社内一覧

新しく作るものはありません。部署ごとに散らばっているなら、参照先を一つに決めます。

2. 何をきっかけに動かすかを決める

起案者がドラフトを決めた場所に保存した時点を起点にします。人が手空きを見つけて始める形にすると、受託が重なる期末ほど後回しになります。起点を決めないと、仕組みは使われなくなります。

3. 判断の基準を設定しておく

何を抜けと判断するのかを文章にまとめ、一箇所に設定しておきます。AIは毎回そこを参照します。所管部署のベテランが、ドラフトを読みながら無意識に目を走らせている箇所を、外に書き出す作業です。

• 受益者の権利と受託者の義務が、約款の定型条項と食い違っていないか
• 信託報酬の算定根拠と、受け取る時期が条項に明記されているか
• 分別管理の定め、信託の終了事由、残余財産の帰属先が書かれているか

この工程がいちばん時間がかかります。指摘の理由が担当者の頭の中にしかないためです。書き留めれば、扱う商品が増えても同じ形で使い回せます。

4. 結果の戻り先と、確認する人を決める

拾った指摘は条項ごとの注記としてドラフトに書き込み、起案者と所管部署に知らせを出します。起案者は顧客へ出す前に開き、注記のついた条項だけを約款と照らします。

先に知っておきたい、つまずきやすい3か所

• 商品が増えると参照先が古いまま取り残される：新しい信託商品を組成するたび、約款も報告様式も増えていきます。AIが照らす条項の一覧が旧版のままだと、新商品のドラフトは判定されず、点検が素通りしたことにも気づけません。商品を追加した時点で参照先を更新する担当を、組成の手順に組み込みます。
• 名義書換の例外を取りこぼす：相続や合併に伴う名義書換、単元未満株の買取請求は、通常の売買に伴う書換と添付書類も判定の筋道も違います。同じ基準で流すと不備なしと判定され、株主名簿に誤った記載が残ります。例外にあたる請求は判定の対象から外し、証券代行の担当者へ直接回します。
• 遺言書や株主名簿が紙のまま残る：遺言書の原本、登記事項証明書、押印済みの名義書換請求書は紙で保管されます。読み取れなかったものを判定させると、記載なしと誤って流れます。読み取れなかった書類は要確認に振り分けます。

信託銀行のAI活用は、どこから考えればいいか

第1セクションで引いた線は、約款や社内の確認要領という文書に照らして同じ確かめ方を重ねているか、という一点でした。紹介した三つは、照らす先の文書が行内にあり、誤りを誰が拾うのかまで決められる業務です。受託の可否や相続人との調整は、線の外側に残ります。

一度に全部を組む必要はありません。まずは一つの信託業務からで十分です。着手に要るのは、受け取った照会の記録や契約書のドラフトなど、すでに手元にある書類だけです。