印刷でのAI活用術

印刷に、そもそもAIは必要なのか

判断の件数と、外したときの損害。この二つを並べると、印刷の仕事はどこに手を入れるべきかがはっきりします。月に何十件と通る判断ほど前者が大きく、刷り直しで紙代と時間がそのまま消える判断ほど後者が大きくなります。二つが重なる仕事から順に手をつけてください。

印刷会社でその二つが重なるのは、まず 印刷機から出てくる色調・品質の検査記録の点検 です。同じ見方を毎日繰り返していて、見落とせば刷り直しになります。

色ズレや印刷不良の申し出を受けたあとの原因分析も、過去の似た不良と照らす手順はほぼ決まっています。判型と用紙と部数から加工費まで積み上げる見積も、計算の筋道は案件ごとには変わりません。

反対に、 立会校正の場で顧客と刷り手が同じ刷り出しを見ながら色を決める場面 は、AIに寄せないほうがよい業務です。ここで交わされているのは数値ではなく、刷り上がりの印象のすり合わせだからです。不良を出したあとに顧客先へ出向き、次の一件をつなぎ止める場面も、人が引き受けるしかありません。

この線引きは、会社によっても案件によっても動きます。印刷会社のAI活用を考えるときは、自社の仕事を工程に分けて、どこで同じ判断を繰り返しているのかを見てから決めるのが確実です。次の章では、受注から納品までの工程を並べ、負荷がどこに集中しているかを見ていきます。

見積・受注から検品・納品まで、負荷が大きいのはどの工程か

印刷の仕事は、一件の注文が工程を一方向に流れていきます。工程ごとに並べ直すと、同じ確認を毎回繰り返している場所と、その日の紙と機械の状態を見て決めている場所が、はっきり分かれます。

この流れの中で最も人が張り付くのは 校正 です。色は言葉で正確に伝わらないため、顧客の朱字と刷り出しの実物を、担当者が一件ずつ照らし合わせることになります。

実際に時間を取られているのは、色の判定そのものよりも 往復の管理 のほうです。二校、三校と重なるうちに、どの指示が反映済みでどれが未処理なのかが、メールと校正紙に分かれて散らばります。取りこぼしが一つあれば、刷版まで進んだ後で刷り直しになります。

ここに手を入れると、前後の工程の景色が変わります。指示の一覧が一箇所にまとまっていれば、印刷の立ち会いでは色の判断だけに集中できます。検品の段階でも、どこを重点的に見ればよいかを校正の記録からたどれるようになります。

後加工・製本を「極小」としたのは、箔の版当たりや断裁の追い込みが、その日の紙の伸縮と機械の当たりを手で確かめながら決まる作業だからです。記録に残らない感覚が判断の中心にある工程は、仕組みに寄せても効きません。

印刷で最初に取り組むべきAI活用、3つ

繰り返し発生していて、しかも外したときの跳ね返りが大きい業務から手をつけるのが定石です。第1章の二つ、件数と損害をそのまま当てて上位に並んだのが、次の3つです。

刷り出しの色の振れを、検査の記録から拾う

きっかけは、印刷機や検査装置が出した濃度・見当の測定記録が、決まった場所に保存されることです。AIは、自社で定めた許容の範囲と、過去に刷り直しになったときの測定記録を参照します。そのうえで当日の数値を並べ、 許容の縁に寄っている銘柄と機番 を抜き出します。

抜き出された案件は、製造の担当者が見ている一覧表に行として増え、班長に通知が届きます。いまは刷り出しのときの目視と抜き取りで判断し、記録は後からまとめて眺めるのが通例です。仕組みが入ると、機械が残した数字の側から振れの兆しが先に上がってきます。

一覧に上がった案件を現物と照らし、機械を止めるか刷り続けるかを決めるのは刷り手です。色の最終的な責任は、これまでどおり現場の責任者が持ちます。

色ズレの申し出に、原因の当たりを先につける

動き出す起点は、営業が受けた不良の申し出を入力フォームに入れた時点です。AIは、同じ顧客・同じ品番の過去の不良記録、そのときの刷り条件、用紙の入荷記録を照らし合わせます。そして似た事例を並べ、どの工程で起きた可能性が高いかを整理した報告書の下案を作ります。

下案は品質担当のフォルダに保存され、営業と製造にも一報が流れます。いまは各部署に聞いて回り、紙の記録を掘り返すところから始まります。仕組みが入ると、 たたき台がある状態から検討が始まる ようになります。

品質担当は、工程の特定が妥当かと、顧客への説明の書きぶりを確かめて手を入れます。原因を断定し再発防止を約束するのは、最後まで人の判断です。

用紙と部数が決まった時点で、見積の数字を埋める

営業が引合の内容、つまり判型・用紙の銘柄・部数・加工の指定を入力フォームに入れると、そこから動きます。AIが参照するのは、用紙の単価表、箔押しや型抜きなどの加工の料金表、過去の類似案件の見積です。刷り色と面数から工程を割り出し、用紙代・印刷代・加工代の内訳を埋めた下案を作ります。

下案は案件ごとのフォルダに保存され、担当の営業に通知が届きます。いまは営業が単価表を開いて一から積み上げています。仕組みが入ると、 数字が入った状態から、値引きと納期の条件だけを考えればよくなります 。

営業は、用紙の在庫と客先の事情を見て金額を直します。いくらで出すかの責任は、これまでどおり営業が持ちます。

業務に組み込むまでの4ステップ

見積の下案づくりを例に通します。システムを一から開発する話ではありません。すでに社内にある単価表とフォルダの間に、 情報の通り道を一本つくる作業 です。

1. 使う情報がどこにあるかを決める

見積に使う情報は、すでに社内にあります。

• 用紙の銘柄別・連量別の単価表
• 箔押しや型抜きなど加工の料金表
• 過去に出した類似案件の見積

新しく作るのではなく、どのファイルのどこにあるかを決めるだけです。営業ごとの手元に散っているなら、一箇所のファイル保管サービスにまとめます。

2. 何をきっかけに動かすかを決める

担当者が思い出して画面を開く形では、立て込んだ日から使われなくなります。印刷会社なら、営業が引合票を入力フォームに入れた時点が素直です。顧客の仕様書が指定のフォルダに入ったとき、という決め方でも構いません。ここを飛ばすと続きません。

3. 判断の基準を設定しておく

ここに最も時間がかかります。 ベテランの営業が頭の中で無意識にやっている判断 を、外に出して文章にし、一箇所にまとめておきます。AIは毎回そこを参照します。書き留めるのは、次のようなことです。

• 部数がどこを超えたら、別の刷り方で見積るか
• 小ロットのとき、用紙の端数をどう見込むか
• 断裁や折りの手間を、どの条件で別立てにするか

口伝で受け継いだ勘どころを言葉にする作業なので、最初は骨が折れます。ただし一度書けば、案件が変わっても使い回せます。

4. 結果の戻り先と、確認する人を決める

下案は、画面に出して終わりにしません。案件ごとのフォルダに保存し、担当の営業に業務チャットで通知が届く形にします。誰がいつ見るのかを決めておけば、下案のまま客先に出る事故を防げます。

先に知っておきたい、つまずきやすい3か所

• 単価表を更新したのに、下案が古い基準のまま出てきます。 用紙が値上がりして単価表に列が増えても、基準の文書が前のままなら、見積の金額だけが静かにずれます。単価表を直したら基準の文書も直す、という担当と順番を先に決めておきます。
• 特色や特殊加工の刷り物を、仕組みが通常品と同じ基準で判定してしまいます。特色インキの調色や箔を載せた面は、濃度の許容範囲がそもそも別物です。この種の案件は最初から対象外と定め、入力フォームの段階で人に回す印をつけておきます。
• 顧客からの朱字が手書きのままで、仕組みに入りません。 校正紙に赤ペンで入る指示は、印刷会社では紙のまま残り続けます。返ってきた校正紙をその日のうちに読み取り、同じ場所に保存する取り決めから始めます。

印刷のAI活用は、どこから考えればいいか

第1章で引いた線は、判断の件数と跳ね返りの大きさがそろう業務にはAIが効き、 顧客と刷り出しを前にして色を決める場面 には効かない、というものでした。4章の3つは、どれも判断の筋道が決まっていて、外せば刷り直しか信用に直結します。

3つとも同時に始める必要はありません。 自社で最も件数の多いものを1つ 選べば十分です。使うのは、すでに社内にある単価表や検査の記録、過去の不良の記録です。資料を集め直すところから始めなくて構いません。