司法書士事務所・行政書士事務所でのAI活用術

司法書士事務所・行政書士事務所に、そもそもAIは必要なのか

AIを入れる価値が出るかは、二つの軸で決まります。同じ判断を月に何回繰り返しているか、間違えたときに何が起きるかです。

登記も許認可も、手続きごとに要件と添付書類は決まっていて、案件の事情は違っても照らす先の基準まで変わるわけではありません。この二つがともに大きい業務ほど、司法書士事務所・行政書士事務所のAI活用は効いてきます。

効くのは、次のような業務です。

• 申請書の記載と、添付した戸籍や印鑑証明書の記載を一字ずつ突き合わせる確認
• 「この手続きはうちでもできますか」という問い合わせへの一次回答の下書き
• 法改正で取扱いが変わったとき、影響の及ぶクライアントを洗い出す作業

どれも、事務所が積み上げてきた 補正事例と記載のルール に照らす、同じ突き合わせの繰り返しです。

一方、面談での本人確認と意思確認には、AIを入れないほうがよいと考えます。実印や権利証を預かる前に、本人か、その手続きを本当に望んでいるかを確かめる場面だからです。

書面の体裁が整っていても、受け答えの間や同席者との関係から気づくことがあります。 最終的に責任を負う資格者 が、その場で見極めるべき判断です。

ただし、線引きは業務単位で変わります。同じ書類作成でも、様式の決まった役員変更の登記と、事情の入り組んだ遺産分割協議書では向き不向きが逆です。次は、相談から完了報告までを工程ごとに見ていきます。

相談受付から完了報告まで、負荷が大きいのはどの工程か

司法書士事務所・行政書士事務所の仕事を工程に分けると、AIの効き方が工程ごとにはっきり違うことが見えてきます。決まった基準に照らす工程と、人の意思を確かめる工程とで、性質が正反対だからです。

最も負荷が集中するのは 整合性確認 です。この仕事の申請は、出してから直すことを前提にできません。一度補正になれば、依頼者にもう一度実印を押してもらう必要が生じ、相続登記の申請義務や在留期限といった動かせない期限に食い込みます。

担当者が時間を取られているのは、判断ではなく照合です。住所が登記事項証明書では「一丁目1番1号」、住民票では「1-1-1」と記されているような 表記の食い違い を、書類の枚数だけ追いかけます。

さらに、印鑑証明書や住民票には発行からの有効期限があり、収集が長引いた案件では取り直しから始まります。 添付書類の一枚が期限切れ というだけで、申請そのものが止まります。

ここに手を入れると前後が変わります。不一致が先に一覧で出れば、依頼者への追加のお願いを一度にまとめられ、補正対応に取られていた時間が相談受付に戻ります。

本人確認・受任を「極小」としたのは、そこが相手の受け答えを見ながら確かめる場だからです。委任状に署名があることと、その手続きを本人が望んでいることは別で、基準を先に設定しておける性質の作業ではありません。

司法書士事務所・行政書士事務所で最初に取り組むべきAI活用、3つ

繰り返し起きていて、かつ間違えると依頼者の権利や期限に実害が及ぶ業務から手をつけるのが定石です。次の3つは、第1セクションの二つの軸がどちらも高く出た業務です。

法改正の影響が及ぶ先を、先に洗い出す

完了報告・制度案内の工程です。所管官庁が公表した改正情報を担当者が所定の場所に保存すると動き出します。

AIは改正の内容と施行日を読み取り、事務所の受任履歴と顧問先の一覧に照らして、影響の及ぶクライアントと手続きを拾い出します。過去に同種の改正を案内した文面も参照し、説明資料の下書きを組み立てます。

下書きは文書作成ソフトに保存され、クライアント別の影響一覧に行が増えます。気づいた担当者が個別に連絡していた状態から、 誰に何を伝えるべきかが表で見える 状態に変わります。

拾い出しに漏れがないか、改正の読み方が実務の取扱いと合っているかは資格者が確かめます。どの顧客にいつ案内するかは、事務所が引き受ける判断です。

申請前の突き合わせを、AIに先にさせる

負荷が集中すると述べた整合性確認の工程です。申請書のドラフトと添付書類のスキャンが案件フォルダにそろった時点で動きます。

AIは、氏名・住所・生年月日・不動産の表示といった項目を書類どうしで照合し、事務所がまとめた補正事例と記載のルールに照らして、不一致と期限切れの候補を並べます。

結果はチェック結果の一覧として同じ案件フォルダに保存され、担当者に業務チャットで通知が届きます。書類を並べて目で追っていた工程が、 指摘された箇所だけを確かめる 工程に変わります。

候補に挙がった箇所が本当に不一致か、あえてその表記でよいのかは担当者が見ます。申請してよいかどうかは、最終的に資格者が引き受ける判断です。

手続きの問い合わせに、下書きから答える

三つ目は起点が違います。相談受付の工程で、問い合わせフォームやメールが届いた時点で動き出します。

AIは、相談の文面から手続きの種類と急ぎの度合いを読み取り、事務所が手続きごとにまとめた要件・必要書類・標準の費用の記録に照らして、回答の下書きを組み立てます。

下書きは担当者にメールで届き、相談記録の一覧にも行が増えます。手の空いた人が過去のやりとりを探して書いていた状態から、 同じ粒度で返せる 状態に変わります。

要件の当てはめが相談者の事情に合っているか、面談に切り替えるべき相談かは担当者が見極めます。受任できる手続きかどうかは、資格者が決める判断です。

業務に組み込むまでの4ステップ

二つ目に挙げた申請前の突き合わせを例に説明します。新しいシステムを作る話ではなく、すでにあるツールの間に情報の通り道を一本つくる作業です。

1. 使う情報がどこにあるかを決める

使う情報は、 どれもすでに事務所の中にあります 。

• 申請書のドラフトと、収集した戸籍・印鑑証明書などの控え
• 過去に補正を受けた案件と、指摘された箇所の記録
• 手続きごとの添付書類の一覧と、有効期限の決まり

補正の記録は担当者の手控えやメールに散らばりがちなので、保管先を一箇所に決めます。

2. 何をきっかけに動かすかを決める

きっかけは、申請書と添付書類のスキャンが案件フォルダにそろったときです。人が思い出して頼む形にすると、期限の迫った案件が重なった日ほど後回しになり、やがて使われなくなります。

3. 判断の基準を設定しておく

ここがいちばん時間のかかる工程です。経験の長い担当者が書類を見た瞬間に照らしていることを、 文章にして一箇所にまとめ ます。

• 住所や氏名の表記が、どこまで違っていれば補正になるのか
• 添付書類ごとに、発行からいつまでなら使えるのか
• 原本還付を求める書類はどれで、何を添えるのか

一度まとめておけば、翌週から同じ基準が使えます。経験の浅い補助者が確認の勘所を学ぶ資料にもなります。

4. 結果の戻り先と、確認する人を決める

結果はチェック結果の一覧として案件フォルダに保存し、担当者に業務チャットで通知が届くようにします。 画面に出して終わりにはしません 。

確認は申請の直前です。担当者が指摘を一つずつ見て直し、直した理由を同じ一覧に残すと、基準を見直すときの記録になります。

先に知っておきたい、つまずきやすい3か所

• 様式や記載要領の変更で、古い基準のまま通る ：法務局や入管、自治体が様式や記載要領を改めると、以前の基準に照らしたチェックがそのまま通ってしまいます。参照している基準にいつ時点のものかを書き添え、改正の案内が出た手続きから順に見直す担当と時期を決めておきます。
• 典型から外れた相続が、原型どおりの回答になる ：数次相続や代襲相続、相続人に外国籍の方がいる案件は、相談の文面だけでは典型例と見分けがつきません。一次回答の下書きには判断の根拠にした戸籍の範囲を併記させ、そこが薄い相談は面談に切り替える線を決めておきます。
• 職務上請求で得た情報が、案件の外に残る ：戸籍や住民票は、取得した目的の範囲でしか使えません。AIに読ませた控えが事務所共通の場所に残る形にすると、守秘義務と請求の目的外利用に触れます。保管先を案件単位で区切り、参照できる範囲もそろえます。

司法書士事務所・行政書士事務所のAI活用は、どこから考えればいいか

第1セクションでは、実印や権利証を預かる前の本人確認と意思確認は資格者が対面で引き受け、 決まった要件と過去の補正事例 に照らして同じ突き合わせを繰り返す業務にAIが効く、と線を引きました。紹介した3つは、どれも照らす先の基準がすでに事務所の手元にある業務です。

全部を一度に仕組みにする必要はありません。 まず1つの業務から 始めれば十分です。補正の記録も手続きごとの必要書類の一覧も、日々の案件の中で事務所に残っていて、そこから着手できます。