スポーツ・ヘルス関連施設でのAI活用術

スポーツ・ヘルス関連施設に、そもそもAIは必要なのか

スポーツ・ヘルス関連施設のAI活用を考えるとき、最初に当てたい物差しは2つです。同じ判断を月に何回繰り返しているか、そして判断を外したときに何が起きるかです。

繰り返しが多く、外したときの影響も大きい業務ほど、仕組みを入れる値打ちが出ます。どちらか一方でも小さければ、手をかけるほどの話にはなりません。

この物差しを当てると、上に来るのは次の業務です。

• 時間帯ごとに記入する衛生チェック表を、自館の手順書と突き合わせて抜けを探す作業
• 入退館の記録をたどり、来館が途切れた会員を拾い出す作業
• レッスンごとの予約とキャンセルを集計し、埋まらない枠を見つける作業

いずれも判断の拠りどころが 館内の記録 にあり、毎週あるいは毎月、ほぼ同じ形で繰り返されます。

一方、マシンの使い方やフォームを直す対面指導に、AIを入れる必要はないと考えます。膝が内側に入る、腰が反るといった崩れは、その場で 目で見て、言葉と手で直す ほかありません。挙げる重さを止める見極めも、会員の顔色と呼吸を見ている指導者にしか下せません。

ただし、この線引きは業務ごとに変わります。同じ会員対応でも、休会明けの案内文を整える作業と、退会を切り出された場で引き留める作業では、向き不向きが正反対です。次のセクションでは、施設の仕事を工程に分けて見ていきます。

入会受付から設備・衛生管理まで、負荷が大きいのはどの工程か

スポーツ・ヘルス関連施設の仕事は、会員が入会した後も終わりません。受付に立つ係、レッスンを組む係、設備を見る係が横に並んで動いています。工程ごとに置き直すと、同じ基準で繰り返している作業の居場所が見えてきます。

神経がいちばん削られるのは 会員フォロー です。在籍している会員数がそのまま月々の会費収入になるのに、来館が途切れた会員は何も言わずに去っていきます。退会の申し出が届いた時点では、もう気持ちは決まっています。

フロントが時間を取られているのは、連絡そのものよりも 相手選び のほうです。入退館の履歴、レッスン予約の取消、体組成測定を受けた間隔を別々に開き、足が遠のいた人を一人ずつ拾い出します。

しかも声のかけ方を外せません。ケガで休んでいる会員に「最近お見かけしませんね」と伝えれば、かえって距離が開きます。その事情はカウンセリング記録や担当インストラクターの申し送りに散らばっていて、拾い出しのたびに探し直すことになります。

ここに手が入れば、フロントは名簿を追う作業から離れ、何を伝えるかを考える時間に充てられます。プログラム編成の工程でも、離脱が重なっている曜日と時間帯が浮かび上がります。

「極小」とした入会受付は、見学に来た人が何を気にしているのかを、館内を一緒に歩きながら表情から汲み取る工程です。続けられるか、人目が気にならないか。基準を文章にまとめても、その場の受け答えの代わりにはなりません。

スポーツ・ヘルス関連施設で最初に取り組むべきAI活用、3つ

手をつける順番は、第1セクションの2つの物差しで決まります。繰り返しの回数が多く、外したときに会員の安全や在籍に響く業務が先です。この業種では、次の3つがそこに当たります。

衛生チェック表の抜けを、翌朝までに拾う

設備・衛生管理の工程の話です。起点は、時間帯ごとの担当者が衛生チェック表を入力フォームから送った時点にあります。締め時刻になると、AIはその日の記入内容を、自館の衛生管理手順書、 保健所に届け出た点検項目 、前月までの記録に照らします。

記入のない時間帯、測定欄が空のまま「異常なし」とだけ書かれた行、前日と同じ文言が続いている箇所を拾い上げます。

拾った箇所は衛生管理の一覧表に行として並び、抜けが重なった時間帯には印がつきます。いまはバインダーをめくって初めて気づく形ですが、仕組みが入ると、翌朝の朝礼前に見るべき行がそろった状態になります。

印の当否を見るのは店長です。プールの遊泳を止めるか、浴室を閉めるかという判断は、施設の衛生管理責任者が持ちます。

来館が途切れた会員を、申し出より先に見つける

こちらは会員フォローの工程で、毎週決まった曜日に動きます。AIが照らすのは、入退館の記録、レッスン予約の取消履歴、初回と直近のカウンセリング記録、そして過去に退会した会員がたどった来館の間隔です。 休会の届けが出ている会員を外した うえで、間隔が開いた人を並べます。

並んだ名前には、休んでいる事情に合わせた声かけの切り口が添えられ、フロント担当と担当インストラクターに業務チャットで知らせが届きます。名簿を目で追っていた作業が、候補を確かめるところから始まる形に変わります。

確かめるのはフロント責任者です。実際に連絡するか、どのレッスンを勧めるかは、その会員を知っている担当者が決めます。

埋まらないレッスン枠を、予約の記録から洗い出す

3件目が動くのは、時間割の改定に向けた検討を始める時期です。プログラム編成の工程にあたります。AIはレッスンごとの予約数とキャンセル数、待ちに並んだ人数、スタジオの空き枠、インストラクターが担当できる曜日を突き合わせ、 続けて埋まらない枠 と、毎回あふれる枠を洗い出します。

結果は入れ替えの下案として文書に整い、保管先に収まります。予約表を印刷して数えるところから始めていた見直しが、下案に赤を入れる作業に変わります。

下案に目を通すのはプログラム責任者です。インストラクターの出勤可否と、会員への告知をいつ出すかは、館の都合を知る人が決めます。

業務に組み込むまでの4ステップ

1件目の衛生チェック表を例に進めます。新しいシステムを作る話ではなく、すでにあるツールの間に情報の通り道を一本つくる作業です。

1. 使う情報がどこにあるかを決める

判断に使う情報が、いまどこにあるのかを整理します。

• 時間帯ごとの衛生チェック表
• 自館の衛生管理手順書と、保健所に届け出た点検項目
• 清掃と水質測定の記録

新しく作るものはありません 。バインダーと事務所の棚に分かれているなら、ファイル保管サービスの一箇所に集めます。

2. 何をきっかけに動かすかを決める

人が思い出して開く形にすると、忙しい日から抜けていきます。チェック表が入力フォームから送られた時点や、閉館後の締め時刻など、館の一日の区切りをきっかけに設定しておきます。ここを決めないと、繁忙期の初日に止まります。

3. 判断の基準を設定しておく

いちばん時間がかかるのはここです。店長が記録をめくりながら無意識に見ている点を、文章にして一箇所にまとめます。

• どの点検項目が、どの時間帯に必ず記入されていなければならないか
• 記入があっても見直しが要る書き方（測定欄が空のまま「異常なし」だけ、前日と同じ文言が続く）
• 先に手を打つ順番（プールと浴室の水質、更衣室、マシン周りという優先の並び）

書き出してみると、 口頭で伝えてきた決まり が思いのほか多いことに気づきます。半日仕事になりますが、一度まとめれば翌月以降はそのまま使えます。

4. 結果の戻り先と、確認する人を決める

画面に出して終わりにしないことが肝心です。衛生管理の一覧表に行が増え、抜けが重なった時間帯には印がつく形にします。店長が翌朝の朝礼前にこの一覧を開き、印のついた行だけを確かめる、と決めておきます。

先に知っておきたい、つまずきやすい3か所

• 休会中の会員を離脱の兆しとして拾ってしまう ことがあります。産前産後やケガ、転勤で届けを出している会員に再開を促す連絡が飛ぶと、関係が損なわれます。休会の区分と復帰予定の月を会員の記録側に持たせ、拾い出しの対象から外れるようにしておきます。
• 体組成の測定値や問診票から、健康状態や運動の可否をAIに判断させてしまうことがあります。既往症のある会員への運動の勧めは、 医師や有資格者の領域 です。出力は指導者が会話を始める手がかりにとどめ、指導内容の根拠にしないと決めておきます。
• 時間割を改定したときに、レッスン名やクラスの区分が変わり、過去の予約記録と突き合わなくなることがあります。集計が急に空になっても、誰も気づかないまま時が過ぎます。改定のたびに 旧名称と新名称の対応表 を更新する担当を決めておきます。

スポーツ・ヘルス関連施設のAI活用は、どこから考えればいいか

第1セクションで引いた線は、館内の記録を見れば答えが決まる業務と、 目の前の会員を見て決めるしかない業務 の間にありました。先に挙げた3つは、どれも前者の側です。拠りどころが手元の記録にそろっていて、同じ形の作業が繰り返されます。

3つとも始める必要はありません。館内でいちばん記入が多い 記録を1つ選び 、その周りだけを通してみれば十分です。衛生チェック表も入退館の記録も予約表も、すでに毎日書き足されているもので、そろえ直すところから始める必要はありません。