研修サービスでのAI活用術

研修サービスに、そもそもAIは必要なのか

研修サービスでAI活用を考えるとき、見る軸は2つです。1つは、同じ判断を月に何度繰り返しているか。もう1つは、その判断を外したときに何が起きるかです。両方が大きい業務ほど、仕組みを入れた効き目がはっきり出ます。

研修は形のない商品なので、提案から報告まで「説明する書きもの」が絶えず発生します。この中でAIが効くのは、次の業務です。

• 見積金額の内訳と、各項目がその額になる理由の説明資料づくり
• 受講者アンケートの自由記述を、講師別・設問別に仕分けて要点を出す作業
• 預かった等級制度の資料と聞き取りメモを、階層・職種ごとに整理し直す作業

3つとも、社内の価格表や過去の案件記録という決まったものさしがあり、そこに照らす見分けを案件ごとに繰り返しています。

反対に、人事担当者への課題の聞き取りはAIに寄せないほうがよい業務です。人事部が口にする「管理職の意識を変えたい」の裏には、特定の部署で起きた離職や、役員が気にしている一件があります。

言葉になっていないそれを引き出せるかどうかで、企画の当たり外れが決まります。ここは相手の反応を見て問い直す仕事です。

ただし、この線引きは業務の単位で変わります。同じ提案書づくりでも、カリキュラムの骨子は過去の案件から組み立てられる一方、顧客の社内事情をどこまで書くかは、同席した担当者にしか決められません。そこで次は、研修会社の業務を工程に割って見ていきます。

ヒアリングからフォロー提案まで、負荷が大きいのはどの工程か

研修会社の仕事は、顧客企業から相談が入ってから、終了後のフォローを持ちかけるまで一本につながっています。工程に割ると、社内の決まりに照らす作業と、相手を前にして毎回考える作業が分かれて見えます。

人の時間と神経がいちばん削られるのは、 企画・提案です。研修は手に取れる商品がないため、顧客は提案書に書かれた進め方の説明だけを見て、発注するかどうかを決めます。

そのため、同じ「新任管理職研修」でも、製造業の工場長向けと小売チェーンの店長向けでは、演習のケースも当日の言葉づかいも入れ替わります。企画担当者は過去の類似案件を掘り起こし、どこを流用してどこを書き換えるかを一件ずつ見分けています。

しかも提案は受注前の無償作業です。相見積もりに呼ばれて外れれば、かけた時間はまるごと消えます。引き合いが増えるほど、一件にかけられる時間は削られます。

ここが軽くなると、企画担当者の時間は過去案件を掘り起こす作業から、顧客固有の事情をどう研修の場面に落とすかの検討へ移ります。見積の積算も、骨子が早く固まる分だけ前倒しできます。

表で「極小」とした当日運営は、受講者の手が止まっている様子を見て演習の時間配分を変えたり、質問の背景を読んで答え方を変えたりする仕事です。ここは講師が担う工程のままです。

研修サービスで最初に取り組むべきAI活用、3つ

手をつける順番は、繰り返しの多さと、外したときの影響の大きさで決まります。第1章の2軸で見ると、見積の根拠固め、終了後のフォロー施策の組み立て、階層・職種ごとの課題整理が上位に並びます。

見積の根拠を、提案書と並行して組み上げる

きっかけになるのは、カリキュラムの骨子と開催回数が見積依頼として入力フォームに登録されることです。AIは社内の価格表と過去の受注案件を参照し、講師の区分ごとの登壇料、教材制作の工数、移動と宿泊の扱いを当てはめ、内訳とその額になる理由の説明文を組み上げます。

内訳は見積一覧の表計算ソフトに行として並び、説明資料は文書作成ソフトのファイルとして保存されます。似た案件のファイルを掘り起こして数字を写していた進め方が、 出てきた内訳を直す進め方に変わります。

当てはめが妥当かを見るのは営業責任者です。講師の区分をどう判定するか、値引きをどこまで認めるかは、受注の見込みを見ながら営業責任者が決めます。

終了後のフォロー施策を、次の相談が来る前に用意する

二つ目は時間が起点です。研修の終了報告が保管先に保存され、そこから一定の期間が過ぎた時点で仕組みが動きます。AIはアンケートの自由記述、理解度テストの結果、当初の聞き取りで顧客が挙げた課題、自社の提供メニュー一覧を突き合わせ、狙いに届いていない項目と、それを埋める施策の案を並べます。

案は提案資料として文書作成ソフトに保存され、担当営業に業務チャットで知らせが届きます。次の予算期が近づいてから慌てて組み立てていた作業が、記録が新しいうちに形になります。

案が当初の課題とつながっているかを確かめるのは企画担当者です。どの案を顧客に持ちかけ、いつ声をかけるかは、先方の人事部の動きを知る営業担当者が決めます。

聞き取った課題を、階層と職種で振り分ける

三つ目のきっかけは、聞き取りメモが指定の保管先に保存されることです。AIはそのメモに加え、預かった等級制度や職種区分の資料、同じ業界で手がけた過去案件の課題整理を読みます。

振り分ける軸は、新任管理職・中堅・若手といった階層と、営業職・技術職といった職種です。人事部と現場責任者で見立てが食い違う箇所も並べて示します。

結果はニーズ整理表として表計算ソフトに並び、企画担当者と営業担当者が同じ表を見て提案の的を決めます。担当者のメモのまま提案書づくりへ進み、階層の抜けが提出後に見つかる、という順番が入れ替わります。

推測が混じっていないかを見るのは、聞き取りに同席した営業担当者です。どの階層から手をつけるかは、顧客の人事責任者と話して決める事柄です。

業務に組み込むまでの4ステップ

ここでは「研修見積・提案金額の算出根拠資料作成」を例に通して説明します。一からシステムを作る話ではなく、すでにある入力フォームと表計算ソフトの間に通り道を引く作業です。

1. 使う情報がどこにあるかを決める

積算に使う情報は、社内にそろっています。

• 講師の区分ごとの登壇料と、契約書にある最低保証の条件
• 教材制作や事前打ち合わせの工数の目安
• 過去に受注した案件の見積書と、値引きの理由

新しく作るものはなく、 どこを参照先にするかを決めるだけです。手元や送信済みメールに散っているなら、保管先を一つにそろえます。

2. 何をきっかけに動かすかを決める

骨子と開催回数が見積依頼として入力フォームに登録された時点を起点にします。人が思い出して開く形にすると、締切が重なった週ほど手が回らず、使われなくなります。

3. 判断の基準を設定しておく

何を根拠に金額を積むのかを文章にまとめ、一箇所に設定しておきます。AIは毎回そこを参照します。ベテランが案件の話を聞いた時点で組み立てている段取りを、 外に書き出す作業です。

• 登壇料は講師の区分で決め、専属と提携を分けて当てはめる
• 移動が長い案件は、前泊の費用をどちらが持つかを条件に書く
• 教材を新しく起こすのか、差し替えで足りるのかで工数を分ける

この工程がいちばん時間のかかるところです。段取りは人によって揺れるので、すり合わせが要ります。一度まとめれば使い回せます。

4. 結果の戻り先と、確認する人を決める

内訳は見積一覧の表計算ソフトに追記し、説明資料は文書作成ソフトに保存します。業務チャットで営業担当者に知らせが届き、提案書の骨子と見比べます。提示金額は営業責任者が確かめます。

先に知っておきたい、つまずきやすい3か所

• 講師ごとの契約条件を取りこぼす：登壇料の決め方は、専属講師、提携講師、単発で依頼する講師で違い、最低保証や交通費の扱いもそろっていません。一律の価格表だけで積むと、提携講師を立てた案件で利益が合わなくなります。講師の区分を、見積依頼の入口で選ばせる項目にします。
• 預かった資料を、置けない先に保存する：等級制度や人事評価の資料、アンケートの自由記述には、個人が特定できる記述が混じります。秘密保持の取り決めで保管先が限られる顧客もあります。参照させる範囲を取り決めの内側に限り、氏名を外す手順を入口に挟みます。
• アンケートが紙のまま残る：会場でその場で回収する紙の様式は、受講者の手元に端末がない研修ほど残ります。紙のままでは読み込めず、集計担当者が打ち直すことになります。回収直後に画像として保管先に保存する手順を決めるか、入力フォームへの回答に切り替えます。

研修サービスのAI活用は、どこから考えればいいか

AIが効くのは、価格表や過去の案件記録という決まったものさしに照らして、同じ見分けを案件ごとに繰り返す業務でした。人事担当者から社内事情を引き出す聞き取りと、当日の場を読む進行は、人の側に残ります。紹介した3つは、照らすものさしが記録として手元にあり、誰が確かめるのかも決めやすい業務です。

全部に手を広げる必要はありません。 一つの業務から始めれば十分です。使うのは、過去の見積書、聞き取りメモ、アンケートの回答といった、すでに社内にある記録とツールです。