設備管理・メンテナンスでのAI活用術

設備管理・メンテナンスに、そもそもAIは必要なのか

設備管理の現場には、毎日巡ってくる判断と、数年に一度しか来ない判断が混ざっています。同じ扱いにすると、AIの入れどころを見誤ります。

見るのは、同じ判断が月に何回巡ってくるか。そして取り違えたとき、建物とそこを使う人に何が起きるかです。両方が大きい業務ほど、組み込む値打ちが出ます。

この物差しを当てると、AIが効くのは次の業務です。

• 交換部品の在庫と発注の時期を、型式ごとの消耗の周期から見立てる業務
• テナントから寄せられる暑い・寒いといった申し出を、区分けして積み上げる業務
• 故障の一報を受けてから現場に着くまでの、初動の段取りを組み立てる業務

共通するのは、答えを探す先が 設備台帳と過去の記録に限られている ことと、受け持つ建物の数だけ同じ照合が積み上がることです。

逆に、人の側に残す業務もはっきりしています。盤を開けて異音の出どころを探り、止めるか動かし続けるかを決める場面。更新が避けられないと施主に納得してもらう場面。

前者は 拠りどころが現物の側にしかなく 、後者は相手の予算を聞きながら着地点を探すこと自体が仕事だからです。

線の引き方は業務ごとに変わります。同じ書類づくりでも、法定点検の結果をまとめる作業と、先送りの先に何が起きるかを施主に説明する資料とでは向き不向きが違います。

設備管理のAI活用は、この線引きからしか始まりません。次は業務を工程に分けて、負荷がどこへ寄っているかを見ます。

点検計画から顧客報告まで、負荷が大きいのはどの工程か

設備管理の仕事は、一件の案件が端から端まで流れていく形ではありません。点検の予定を回す流れ、突発の故障に応じる流れ、顧客に報告して次の工事を提案する流れが同時に走っています。機能ごとに割ると、同じ照合が何度も戻ってくる場所が浮かびます。

定期点検・監視 で時間を食うのは、現場での測定そのものではなく、戻ってからの後始末です。現場では点検表に手で数値を書き込み、写真を撮ります。事務所に戻ってから、それを建物ごとに様式の違う報告書へ起こし直します。

異常なしの項目も省けません。法定点検は定められた頻度で漏れなく見たことを後から証明できなければならず、保守契約の側でも 見た記録がないものは見ていないことになる からです。

そのうえ是正が要ると書いた項目は、その場では終わりません。顧客の承認と協力会社の日程を待つ間、誰かが期限を覚えていて追いかけ続けることになります。

ここに手を入れると、報告書の下書きが点検の当日に立ち上がり、是正の追いかけが一覧表の上に載ります。部品・資材管理の側でも、どの型式の消耗が進んでいるかを早く掴めます。

表で「極小」とした現場復旧は、盤を開けて音と熱と臭いをたどり、いま止めるか動かし続けるかを見極める作業です。拠りどころが現物の側にあり、記録に残るのは判断した後の結果だけです。

設備管理・メンテナンスで最初に取り組むべきAI活用、3つ

先に手をつけるのは、同じ照合が毎月のように巡ってきて、落とすと建物の稼働と契約に響く業務です。第1章の二つの物差しを当てると、交換部品の手配、寄せられた申し出の整理、故障の初動の三つがそこに当たります。

交換部品の切らしと抱えすぎを、発注の前に分ける

部品・資材管理の工程は、点検の記録と倉庫の出庫の記録が決まった曜日に締まった時点から動き出します。AIは設備台帳の型式と設置年、部品ごとの出庫の履歴、点検記録に書かれた消耗の記述、調達にかかる日数の記録を突き合わせ、次に切れそうな部品と、動いていない在庫を並べます。

並んだ内容は発注候補の一覧表に行として増え、資材の担当に業務チャットで通知が届きます。いまは倉庫の棚を見て回り、記憶を頼りに足りない部品を書き出していますが、候補の埋まった表から要らない行を削る作業に変わります。

数量と発注先を決めるのは資材の担当です。常備する部品に格上げするかどうかは、その設備を受け持つ 技術責任者 が判断します。

テナントの申し出を、点検の組み直しにつなげる

こちらの起点は月末です。苦情・要望対応の受付記録が締まると、AIは申し出の文面に区分をつけ、建物と系統とフロア、そのときの運転の記録と外気の条件、過去の是正の記録を照らして、同じ場所で繰り返し起きている申し出 を抜き出します。

抜き出した結果は月次報告書の下書きに一節として入り、同時に点検計画の見直し候補として一覧表に載ります。これまでは受付簿を月末に読み返して数えていましたが、区分の付いた集計を読むところから始まります。

機器そのものの不具合なのか、運転の設定値の側に原因があるのかを見分けるのは、その建物の設備を預かる主任者です。

故障の一報から、現場に着くまでの段取りを用意する

緊急受付の工程では、故障の連絡が受付の記録に登録された時点から動きます。AIは連絡の文面と設備台帳の型式・系統、同じ型式で過去に起きた故障と復旧の記録、保守契約に書かれた対応の範囲、有資格者の名簿を照らします。

出てくるのは、現場に着くまでに確かめること、持って出る部材と工具、資格者を呼ぶ必要があるかを並べた 手順書の下書き です。案件のフォルダに保存され、当番の技術員に通知が届きます。台帳と過去のメールを探し始める時間がなくなります。

契約の範囲内の作業か実費の工事になるかの線は、当直の責任者が確かめます。顧客へいつ一報を入れるかも、同じ人が決めます。

業務に組み込むまでの4ステップ

ここでは三つ目に挙げた故障の一報への初動を例に、最後まで通して説明します。一からシステムを作る話ではありません。すでに使っているツールの間に、情報の通り道を一本引く作業です。

1. 使う情報がどこにあるかを決める

初動の段取りに使う情報は、どれも社内にすでにあります 。

• 設備台帳の型式・設置年・系統と、機器の図面
• 同じ型式で過去に起きた故障と、そのときの復旧の記録
• 保守契約に書かれた対応の範囲と、当番と有資格者の名簿

過去の復旧の記録は技術員それぞれの手帳と報告書に散りがちです。ファイル保管サービスの一箇所へ寄せておきます。

2. 何をきっかけに動かすかを決める

受付の記録に故障の連絡が一行入った時点を合図にします。

手の空いたときに人が開く形にすると、連絡が重なる日ほど後回しになり、いつのまにか誰も開かなくなります。

3. 判断の基準を設定しておく

ここがいちばん時間のかかる工程です。ベテランの技術員が電話口で無意識に引いている線 を、文章にして一箇所にまとめます。たとえば次のようなものです。

• 当番がその場で直せる症状と、メーカーを呼ぶ症状の境目
• 有資格者でなければ触れない設備と、当番だけで動いてよい設備の区分
• 人が閉じ込められる、断水や停電に及ぶなど、顧客へすぐ一報を入れる故障の線

一度まとめれば、次の連絡からAIがそこを参照し続けます。

4. 結果の戻り先と、確認する人を決める

出てきた手順書は案件のフォルダに保存し、当番の技術員に業務チャットで通知が出るようにします。目を通すのは当直の責任者で、現場へ出る前の数分です。復旧した後の結果を同じフォルダに戻すと、次の一報のときの 拠りどころ が一つ増えます。

先に知っておきたい、つまずきやすい3か所

• 協力会社の作業報告が自社の様式とそろっていない ：外注に出した作業の報告書は、会社ごとに項目も並びも違います。そのまま集めると点検の記録として読めない行が混ざり、流れが途中で止まります。依頼を出す段で記載項目をそろえ、受け取る場所も一つに決めます。
• 建物ごとの特例を取りこぼす ：顧客が自分で持ち込んだ機器や、増築でつながった系統は、保守の対象から外れていることがあります。台帳の側に印をつけ、その部分は当番の技術員が契約書と図面で確かめます。
• 当直や交代の勤務に合わない形にすると使われない ：通知が日勤の時間帯にしか届かない作りにすると、夜間に受けた連絡だけ元のやり方に戻ります。通知の宛先を当番に紐づけ、申し送りを見る画面と同じ場所に出します。

設備管理・メンテナンスのAI活用は、どこから考えればいいか

第1章で引いた線は、盤を開けて原因を探る判断と、更新の必要を施主に納得してもらう場面は人の側に残る、というものでした。裏返せば、答えを探す先が台帳と過去の記録に限られている業務 がAIの側です。最初に挙げた三つは、どれもその内側にあります。

三つを同時に始める必要はありません。いちばん頻度の高い一つだけを選んで、最後まで通してみれば十分です。そのとき新しく集めるものはほとんどなく、設備台帳も復旧の記録も保守契約の書面も、事務所の棚と共有のフォルダのどこかにあります 。