不動産管理でのAI活用術

不動産管理に、そもそもAIは必要なのか

不動産管理のAI活用を考えるとき、見るものは二つだけです。同じ判断を月に何回繰り返しているか。その判断を誤ると何が起きるか。一件ごとの見極めは小さくても、管理戸数の分だけ同じ判断が積み上がる仕事なので、この二つが両方大きい業務ほど、AIを入れる価値が出ます。

この軸で見ると、AIが効くのは次のような業務です。

• 入居申込の内容を、その物件のオーナーが出している入居条件に照らして確かめる審査資料づくり
• 消防設備や貯水槽など、物件ごとに期日と根拠法令が違う法定点検の期日管理
• 入居者から届いた修繕依頼を、緊急度と費用の負担区分で仕分ける一次判断

どれも 基準が先に決まっていて、物件と入居者の数だけ同じ確認が繰り返される 業務です。

反対に、退去立会いで傷や汚れを前に入居者と負担区分を詰める場面、騒音の苦情で当事者双方の言い分を聞いて間に立つ場面には、AIを前に出さないほうがよいと考えます。どちらも 相手の反応を見ながらその場で落としどころを作ること自体が仕事 で、書類に残るのはその結果だけだからです。

ただし線引きは業務ごとに変わります。同じ文面づくりでも、更新の案内文と、オーナーに募集条件の引き下げを納得してもらう説明とでは向き不向きが違います。次は管理会社の業務を工程に分けて、どこに負荷が集中しているかを見ます。

管理受託からオーナー報告まで、負荷が大きいのはどの工程か

不動産管理の業務は一直線には流れません。入居者を迎える流れ、建物を保つ流れ、オーナーに報告する流れが同時に動いています。役割ごとに切ると、同じ確認が積み上がっている場所が見えます。

最も負荷が集中するのは 入居者対応 です。届く連絡は内容も緊急度もばらばらで、受けた人はその場で性質の違う三つの判断を同時に求められます。すぐに業者を向かわせるのか、貸主と入居者のどちらの負担か、オーナーの承認が要るのか。

しかも拠りどころは物件ごとに違います。設備の年式、同じ設備で過去に起きた不具合、オーナーとの取り決め。担当者は台帳と過去のメールを探すところから始めるため、一本の電話に時間を取られます。

この工程が重いのは、作業量の多さではなく、貸主と借主の両方に責任を負う立場 で即断を迫られるからです。取り違えれば入居者の生活が止まり、急ぎすぎればオーナーに無断の出費を作ります。

ここに手を入れると、修繕手配に回る時点で緊急度と負担区分が決まり、見積依頼を早く出せます。同じ記録はオーナー報告にもそのまま乗ります。

管理受託を極小としたのは、オーナーが相続や借入、売却の意向をどう抱えているかを聞き取りながら、管理料も原状回復の方針も一件ずつ決まる工程だからです。

不動産管理で最初に取り組むべきAI活用、3つ

先に手をつけるのは、同じ確認が毎月繰り返し起きていて、落とすと入居やオーナーとの関係に響く業務です。第1章の二つの軸に当てはめると、入居審査の書類確認、修繕依頼の仕分け、修繕見積の比較がそこに当たります。

入居申込の審査資料を、オーナーが判断できる形にする

仲介会社から入居申込書と添付書類が届いた時点から動きます。AIは申込書の記載と身分証・収入証明を照らし、その物件のオーナーが出している入居条件、保証会社の審査結果の履歴、過去に同じ条件で受けた申込の記録を参照して、条件に合わない点と書類の不足を並べます。

並んだ内容は審査資料の下書きとして案件フォルダに保存され、オーナー承認待ちの一覧表に行が増えます。これまでは物件の担当が申込書を読みながら条件を思い出し、電話で説明していましたが、資料が埋まった状態から手直しに入れます。

条件に合わない点をどう伝えるかは管理担当者が整えます。入居を認めるかどうかは オーナー が決めます。

修繕依頼の緊急度を、受けた時点で仕分ける

入居者からの連絡が受付記録に登録されると、仕分けが始まります。AIが見るのは、依頼の文面、その部屋の設備の年式と修理の履歴、同じ物件で起きた同種の依頼の対応記録、オーナーごとの修繕の取り決めです。その日のうちに動くか翌営業日か、どちらの負担か、承認が要るかの三点に区分をつけます。

区分は対応一覧表に書き込まれ、当日対応と出たものだけ業務チャットで通知が届きます。受けた人が台帳と過去のやり取りを探してから折り返していた流れが、区分のついた画面を見て折り返す流れに変わります。

現地で設備を見る必要があるかは店舗の担当が見極めます。入居者の過失にあたるかどうかを最後に決めるのは 管理担当者 です。

修繕の見積を、オーナーに見せられる比較表にする

三件目は修繕手配の工程で、協力業者からの見積書がファイル保管サービスの案件フォルダにそろった後に動きます。

AIは各社の内訳、同じ物件・同じ工種で過去に成立した工事の記録、オーナーが示している修繕の方針を突き合わせ、項目名がばらばらの見積を同じ並びに整えて、金額の差が出ている項目とその理由の候補を書き出します。

整った比較表はオーナー報告の資料として案件フォルダに保存され、承認待ちの一覧に載ります。今は工事の担当が表計算ソフトに各社の内訳を打ち直していますが、埋まった表を直すところから始められます。

各社の見積が同じ工事範囲を指しているかは 担当者 が点検します。どの業者に頼むかはオーナーの判断です。

業務に組み込むまでの4ステップ

ここでは二つ目に挙げた修繕依頼の仕分けを例に、最後まで通して説明します。新しいシステムを作る話ではなく、すでに使っているツールの間に情報の通り道を一本引く作業です。

1. 使う情報がどこにあるかを決める

仕分けに使う情報は、どれもすでに社内にあります 。

• 入居者からの連絡を書き留めた受付記録と、電話のメモ
• 部屋ごとの設備の年式と、これまでの修理の履歴
• オーナーごとの修繕の取り決めと、指定業者の有無

設備の履歴は紙の台帳と業者とのメールに分かれがちなので、ファイル保管サービスの一箇所にまとめます。

2. 何をきっかけに動かすかを決める

受付記録に新しい行が登録された時点を合図にします。

担当者が手の空いたときに操作する形にすると、連絡が重なる時期ほど後回しになり、やがて使われなくなります。

3. 判断の基準を設定しておく

ここがいちばん時間のかかる工程です。ベテランが電話口で無意識に引いている線を、文章にして一箇所にまとめます。たとえば次のようなものです。

• その日のうちに業者を向かわせる不具合と、翌営業日の連絡でよい不具合の境目
• 貸主の負担になる不具合と、入居者の使い方による不具合の区分
• オーナーの事前承認が要る修繕と、管理会社の裁量で先に手配してよい修繕

一度まとめれば、次の連絡からはAIがそこを参照し続けます。

4. 結果の戻り先と、確認する人を決める

つけた区分は対応一覧表の行に書き込み、その日のうちに動くものだけ業務チャットに通知が出るようにします。見るのは朝と夕方の二回、店舗の管理担当者です。対応の結果も同じ表に残すと、次の仕分けの 拠りどころ になります。

先に知っておきたい、つまずきやすい3か所

• 点検記録や図面が紙のままで読み込めない ：前の管理会社から引き継いだ物件ほど、法定点検の報告書も設備の図面も紙のファイルにしかありません。全部を電子に直そうとすると止まるので、直近の点検分と、依頼の多い設備の履歴から順に取り込みます。
• 分譲賃貸やサブリースの例外が落ちる ：区分所有の部屋は専有と共用の境目で管理組合の承認が要り、サブリースの物件は費用の負担の取り決めが一般の管理受託と違います。該当する物件には印をつけ、その部分は担当者が管理規約と契約書で確かめます。
• 資格者が判断すべき領域まで出力で片づけてしまう ：消防用設備や建築設備の是正が要るかどうかは、点検の資格を持つ人の判断です。滞納が続く入居者との契約を解除できるかどうかの見立ても同じで、出力は確認すべき箇所の一覧までに留めます。

不動産管理のAI活用は、どこから考えればいいか

第1章では、退去立会いや近隣トラブルの仲裁は人が担い、基準が先に決まっていて同じ確認が繰り返される業務 にAIが効く、と線を引きました。最初に挙げた三つは、どれも照らす先の条件と記録が社内にすでにある業務です。

一度にすべてを仕組みにする必要はありません。手をつけるのは 一つの業務 で十分です。入居条件もオーナーとの取り決めも過去の修繕の記録も、物件の台帳や案件のフォルダのどこかにあり、新しく集めるところから始めなくて構いません。