公社・官公庁・学校・研究施設でのAI活用術

公社・官公庁・学校・研究施設に、そもそもAIは必要なのか

庁内の仕事をAIに任せてよいかどうかは、二か所を見れば振り分けられます。一つは、その判断が月のうちに何件戻ってくるか。もう一つは、外したときに住民や交付先の手続きがどこまで巻き戻るかです。

二つがそろって大きい業務が、先に手を付ける対象になります。片方だけなら、その場で考えたほうが早く片づきます。

この二か所を庁内の業務に当てはめると、線ははっきり引けます。官公庁・自治体のAI活用で先に効くのは、次の三つです。

• 住民や利用者から届いた問い合わせに、一次回答の案を用意する作業
• 施設の利用者と来場者の記録から、需要の傾向をまとめる作業
• 研究費や補助金の執行実績報告書の下書きを起こす作業

三つとも、照らし合わせる先が 条例・要綱と過去の処理記録 の中にすでにあります。

一方、住民説明会の場での受け答えは人が引き受けるしかありません。会場の空気を見ながらどこまで踏み込むかを決める仕事で、想定問答に収まりません。

不許可や不交付という結論を、機関の名前で決めて伝える場面も同じです。要件に当てはまらないという判断そのものより、 その理由をどう組み立てるか が後の不服申立てで争われます。

同じ「申請の受付」でも線の位置は制度ごとに動きます。年に数件しか来ない制度なら、仕組みにする手間のほうが大きくなります。

ですから業務の名札に頼らず、課が抱えている仕事を工程まで割ります。次の章では、窓口から政策立案までを並べます。

窓口・相談から政策立案まで、負荷が大きいのはどの工程か

公的機関の仕事は、一つの案件を最初から最後まで一人が追うものではありません。制度ごと施設ごとに担当の課が分かれ、同じ職員が別々の期限を並行して抱えています。

職員の時間と神経をいちばん削っているのは、表の下から二番目にある 議会・情報公開対応 です。効いているのは書く量ではなく、期限が外から降ってくることです。

議員から質問の通告が届けば、答弁の案は翌朝までに要ります。情報公開の請求書が受け付けられれば、開示するかどうかの決定までに法で定められた日数の上限があります。どちらも、いつ来るかをこちらでは選べません。

そのうえ、担当の課に答えのもとになる文書がそろっていません。答弁の根拠も、請求された文書も、事業を持っている別の課の書庫と共有の保管場所に散らばっています。職員が取られているのは文章を練る時間ではなく、 どの課の、いつの文書が該当するか を庁内に聞いて回る時間です。

ここが軽くなると、前後の工程の景色が変わります。答弁の案づくりが根拠を集め終わった状態から始まり、開示・不開示の判断に充てられる日数が増えます。

政策立案を極小としたのは、他の機関の事例を並べるところまでは形になっても、その制度を自分のところで採るか見送るかが、財政の余力と議会の空気で毎回違う形に決まるからです。

公社・官公庁・学校・研究施設で最初に取り組むべきAI活用、3つ

この三つは、さきほどの二か所の見方で上に来た業務です。同じ型の判断が年に何度も戻ってきて、外したときの巻き戻しが住民や交付先の手続きにまで及びます。困っている順ではなく、ここから並びます。

問い合わせを、まず所管課に切り分ける

窓口・相談の工程です。共用のメールアドレスに問い合わせが着いたとき、また電話で受けた内容が入力フォームに打ち込まれたときが起点になります。AIは庁内の事務分掌と制度ごとの要綱、これまで返した回答の控え、住民向けに公開している手引きを照らし、どの課の所管かを当てて回答の案を組みます。

案は照会の一覧表に一件ずつの行として並び、当たった所管課の担当者に業務チャットで知らせが飛びます。いまは受けた職員が心当たりの課に電話をかけ、違えばまた別の課にかけ直しています。 たらい回しの往復 が減ります。

所管課の担当者が見るのは、示された制度の適用が今回の事情でも同じ結論になるかです。公開している手引きと違う答えを返すときは、課長の決裁に上げます。

空いている時間帯を、数字で言えるようにする

舞台は施設・設備管理です。動くきっかけは月のはじめです。AIは予約の記録、受付で数えた来場者の人数、減免の区分ごとの内訳、天候と学校の休みの期間を読み、曜日と時間帯ごとに利用の偏りを並べ直します。

まとまったものは一枚の資料になり、施設の保管場所に保存されます。館の担当と所管課が毎月それを開きます。これまでは月報の数字を年度末に見返し、埋まらない枠に見当をつけていました。 見当が数字に変わります 。

空いた枠にどの事業を入れるかは、館長と所管課が決めます。特定の団体の利用に偏っていないかは、減免の区分と照らして担当者が確かめます。

実績報告の下書きを、支出の記録から起こす

予算・執行管理の工程にあたります。事業年度が終わり、提出期限の一か月前を予定管理ツールが知らせた時点で動きます。AIは交付決定通知に書かれた費目ごとの予算額、会計の伝票と添えた証拠書類、前年度に出した報告書の書きぶりを突き合わせます。

下書きは報告書の様式のまま、その補助金のフォルダに保存され、経理の担当にメールで届きます。いまは担当者が伝票を一枚ずつ拾い、費目に割り直してから文章を起こしています。 費目ごとの数字が入った状態 から直せます。

費目の間で流用した分が上限に収まっているかは、経理の担当が見ます。事業の成果をどう書くかは、その事業を持っている課の担当者が責任を持ちます。

業務に組み込むまでの4ステップ

四つの段取りは、三つ目の実績報告の下書きで通します。買い足すものはなく、交付決定通知と会計の記録をつなぎ直すだけです。

1. 使う情報がどこにあるかを決める

要るのは三種類の記録で、いまは別々の場所にあります。

• 交付決定通知と、費目ごとの予算額を書いた申請書
• 支出の伝票と、添えた証拠書類
• 前年度の実績報告書と、交付元から受けた指摘の控え

作り起こすものはありません。経理の端末と担当者の手元に分かれているのを、共有の保管場所へ寄せます。

2. 何をきっかけに動かすかを決める

思い出して開く形にはしません。事業年度が終わった日と、提出期限の一か月前を予定管理ツールに登録し、合図にします。

年度の変わり目は決算と人事異動が重なります。合図がないと期限の間際の着手になり、伝票を探すところから始まります。

3. 判断の基準を設定しておく

直すときの基準を、先に文章の形にして一箇所へまとめておきます。書き出すのは交付要綱ではなく、経理のベテランが伝票を見て付けている見当のほうです。

• 費目の間で流用してよい幅と、超えたら何の手続きが要るか
• 年度をまたいだ支払を、どちらの年度の実績に載せるか
• 証拠書類が何までそろえば、交付元の検査で通ってきたか

四つのうち ここにいちばん時間がかかります 。頭の中にあるものを言葉に直すので、一日では終わりません。ただ、一度書けば同じ交付元では使い回せます。

4. 結果の戻り先と、確認する人を決める

戻り先はその補助金のフォルダです。様式の体裁のまま置かれ、経理の担当へ知らせが飛びます。

目を通すのは提出の直前ではなく 下書きが出た日 です。費目ごとの数字は経理が、成果の書きぶりは事業を持つ課が確かめます。

先に知っておきたい、つまずきやすい3か所

• 一つの問い合わせに複数の課が関わる相談が来ます。空き家の処分のように税と住宅と環境にまたがる話を一つの課に当てると、当てられた課が抱え込んで止まります。またがる相談は振り分けずに一覧へ載せ、 どの課を集めるかは人が決める 形にします。
• 利用の記録の取り方が施設ごとに違います。予約を受け付けている体育館と、紙の利用簿で回している公民館では数えている単位が違い、同じ表に並べると紙の側が利用の少ない施設に見えます。 記録の単位が違う施設は分けて 集計します。
• 交付元ごとに様式も費目の呼び方も違います。国の補助金と県の交付金で同じ支出を別の費目に置いていることがあり、一つの基準で下書きを起こすと取り違えます。交付元の単位で基準を分け、 またがる事業は担当者が組み直す と手順に書き入れます。

公社・官公庁・学校・研究施設のAI活用は、どこから考えればいいか

線の片側にあったのは、 条例と過去の処理記録を照らせば答えが出る業務 でした。反対側にあるのは、機関の名前で結論を出し、その理由を後から説明する業務です。所管の切り分けも、利用の偏りも、費目ごとの数字も、庁内のどこかにすでに記録として残っています。

三つに一度に手を付けるものではありません。次の実績報告の一本だけで足ります。そろえるのは交付決定通知の綴りと、経理のベテランが覚えている見当の付け方です。 どちらも庁舎の中にあります 。